Finanz Data GmbH

Während Buchhaltung und Jahresabschluss der Steuerberater übernahm, arbeitete FIDA Software im operativen Bereich lange Zeit mit unterschiedlichen Anwendungen für Projektverwaltung, Auftragsbearbeitung, Lohn- oder Reisekostenabrechnung. Viele davon waren selbst entwickelte Lösungen auf Basis von Microsoft Excel oder Microsoft Access. Einzelne betriebliche Anforderungen wie die komplexe Kalkulation umsatzbezogener Lohnbestandteile ließen sich damit zwar gut abdecken, doch die einzelnen Programme waren nur unzureichend oder gar nicht miteinander vernetzt. Dadurch mussten Daten oft doppelt erfasst werden, was viel Zeit kostete und mit einem hohen Fehlerrisiko verbunden war. „Das starke Wachstums der letzten Jahre vergrößerte das Problem zusätzlich. Irgendwann war der Handlungsdruck so hoch, dass wir uns nach einer modernen, zukunftsfähigen Lösung umsahen“, blickt Herbig zurück. Obwohl man aus Kundenprojekten über fundiertes SAP-Know-how verfügt, schied diese Lösung von vornherein aus. „Der Betrieb wäre für uns als mittelständischer Dienstleister zu aufwendig gewesen. Die Mittelstandslösung Business One war hingegen nur eines von vielen Systemen, die wir evaluiert haben“, ergänzt er.

Im Fokus der Softwareeinführung stand vor allem der kaufmännische Bereich. Hier ergänzte das Projektteam das Lohnbuchhaltungsmodul NAPA3. Um die komplexe, variable Gehaltsabrechnung abzubilden, waren jedoch weitere individuelle Anpassungen erforderlich. „Neben dem Grundgehalt erhalten die meisten Mitarbeiter eine umsatz- oder gewinnabhängige Vergütung“, erklärt Herbig. Bei Führungskräften beziehen sich die variablen Teile jeweils auf die gesamte Teamleistung. Zudem sind Ausfallzeiten in der Abrechnung zu berücksichtigen. Die speziellen Anforderungen ließen sich bei Microsoft Dynamics NAV mit relativ einfachen Mitteln, wie zusätzliche Spalten in den Standardtabellen, umsetzen. Mit der neuen Lohnabrechnung beschränkt sich der manuelle Aufwand nur noch auf die abschließende Prüfung. „Heute benötigen wir für die monatliche Lohnabrechnung lediglich die Hälfte der Zeit und sind eine Woche früher fertig“, freut sich Herbig.

Schrittweise stellt FIDA Software nun weitere Informationen über SharePoint zur Verfügung: So werden über das Zusatzmodul cc|dms Gutschriften und Eingangsrechnungen direkt aus dem ERP-System heraus online hinterlegt. Verkaufsrechnungen, Verträge und die Korrespondenz sollen in Kürze folgen. „Unsere Mitarbeiter sind die meiste Zeit vor Ort bei unseren Kunden. Während dieser Zeit blieb auch schon mal was liegen. Mit dem neuen Dokumentenmanagement lassen sich Vorgänge ortsunabhängig bearbeiten“, unterstreicht Herbig. cc|project, ein weiteres Zusatzmodul von COSMO CONSULT verknüpft Dynamics NAV mit Microsoft Project. Damit stehen Projektzeiten, Termine und Statusmeldungen auch in der ERP-Software zur Verfügung. Das erleichtert Mitarbeitern, die lediglich Informationen, aber nicht die volle Bandbreite des Projektmanagements benötigen, die Arbeit.

Angesichts des Erfolgs plant das Software- und Beratungsunternehmen bereits den weiteren Systemausbau: Gemeinsam mit COSMO CONSULT will man künftig auch Schulungen und Verträge mit Microsoft Dynamics NAV verwalten. „Ein weiterer Punkt betrifft das integrierte Workflowmanagement, das wir bislang kaum nutzen. Automatische Benachrichtigungen bei bestimmten Ereignissen könnten unsere Mitarbeiter weiter entlasten“, unterstreicht Herbig. Aber zuvor migriert das Software- und Beratungsunternehmen die ERP-Software erst einmal auf die aktuellste Programmversion, um technisch auf dem neuesten Stand zu bleiben.