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Finanz Data GmbH

Mit mobilen ERP-Prozessen Mitarbeiter entlasten

„Wenn sich heute bei einem Prozess oder Projekt etwas ändert, werden alle Beteiligten automatisch informiert – egal, wo sie sich gerade aufhalten. Damit entfallen aufwendige Abstimmungsläufe und Doppeleingaben. Solche Benefits sind täglich erlebbar und der Grund, warum Microsoft-Technologien bei unseren Verwaltungsprozessen einen so hohen Stellenwert haben.“

Jens Herbig, Teamleiter bei der Finanz Data GmbH.

Unternehmensprofil

Die Digitalisierung verändert die Wirtschaft – manche Branchen früher, andere später. Zu jenen Sparten, die sich bereits mitten in der digitalen Transformation befinden, gehört auch die Finanzwirtschaft: Weil viele Vertriebsprozesse inzwischen online laufen, gibt es immer weniger Bankfilialen. In der Assekuranz bieten häufig „Insuretechs“ – das sind agile Startups, die neue Produkte online oder über mobile Apps vermarkten – innovative Services für die Kunden an. Das Beratungs- und Softwarehaus Finanz Data GmbH – kurz FIDA Software – begleitet als Full-Service-Dienstleister die Finanzwirtschaft und insbesondere die Assekuranz auf ihren individuellen Weg in die Digitalisierung.

Das Portfolio reicht dabei von Prozessberatung über individuelle Anwendungsentwicklung bis zur laufenden Systembetreuung. „Unsere Projekte beginnen stets mit einer detaillierten Ist-Analyse. Daraus entwickeln wir konkrete Handlungsempfehlungen, die wir anschließend umsetzen. Wichtig ist dabei ein professionelles Test- und Qualitätsmanagement, denn in der Versicherungswirtschaft sind die Sicherheits- und Datenschutzvorschriften besonders hoch. Schließlich handelt es sich um sensible, personenbezogene Informationen“, erklärt Teamleiter Jens Herbig. Mit den Standorten München und Gotha adressiert der IT-Dienstleister den deutschsprachigen Raum, übernimmt aber auch internationale Projekte. Die derzeit 105 Mitarbeiter erwirtschafteten 2017 einen Umsatz von 12,3 Mio. Euro.

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Zu viele Einzellösungen verderben den Gesamtprozess

Während Buchhaltung und Jahresabschluss der Steuerberater übernahm, arbeitete FIDA Software im operativen Bereich lange Zeit mit unterschiedlichen Anwendungen für Projektverwaltung, Auftragsbearbeitung, Lohn- oder Reisekostenabrechnung. Viele davon waren selbst entwickelte Lösungen auf Basis von Microsoft Excel oder Microsoft Access. Einzelne betriebliche Anforderungen wie die komplexe Kalkulation umsatzbezogener Lohnbestandteile ließen sich damit zwar gut abdecken, doch die einzelnen Programme waren nur unzureichend oder gar nicht miteinander vernetzt. Dadurch mussten Daten oft doppelt erfasst werden, was viel Zeit kostete und mit einem hohen Fehlerrisiko verbunden war. „Das starke Wachstums der letzten Jahre vergrößerte das Problem zusätzlich. Irgendwann war der Handlungsdruck so hoch, dass wir uns nach einer modernen, zukunftsfähigen Lösung umsahen“, blickt Herbig zurück. Obwohl man aus Kundenprojekten über fundiertes SAP-Know-how verfügt, schied diese Lösung von vornherein aus. „Der Betrieb wäre für uns als mittelständischer Dienstleister zu aufwendig gewesen. Die Mittelstandslösung Business One war hingegen nur eines von vielen Systemen, die wir evaluiert haben“, ergänzt er.

Lösungsangebot und Flexibilität der Software ausschlaggebend

Bevor es an die Softwareauswahl ging, analysierte das Projektteam die eigenen Prozesse und Anforderungen. Die Ergebnisse flossen in einen nach Punkten gewichteten Anforderungskatalog ein, der die notwendige Objektivität wahrte. Zu den wichtigsten Kriterien gehörten die Anpassungsfähigkeit, die Schnittstellenausstattung im Finanzwesen oder mitarbeiterbezogene Funktionen wie Projektzeiterfassung, Urlaubsmanagement und Reisekostenabrechnung. Die besten fünf Kandidaten lud FIDA Software zur Präsentation ein. Hier entschied COSMO CONSULT, der weltweit führende Microsoft Dynamics-Partner, mit der ERP-Software Microsoft Dynamics NAV das Rennen für sich. „COSMO CONSULT hat unsere speziellen Anforderungen und Prozesse aufgegriffen und bereits während der Präsentation erste Lösungsansätze gezeigt. Ein weiterer Pluspunkt war das breite Produktportfolio, speziell im mobilen Bereich. Damit war sichergestellt, dass wir alle erforderlichen Technologien aus einer Hand bekommen und das gesamte Projekt mit einem Ansprechpartner umsetzen können“, unterstreicht Herbig.

Lohnabrechnung doppelt so schnell wie früher

Im Fokus der Softwareeinführung stand vor allem der kaufmännische Bereich. Hier ergänzte das Projektteam das Lohnbuchhaltungsmodul NAPA3. Um die komplexe, variable Gehaltsabrechnung abzubilden, waren jedoch weitere individuelle Anpassungen erforderlich. „Neben dem Grundgehalt erhalten die meisten Mitarbeiter eine umsatz- oder gewinnabhängige Vergütung“, erklärt Herbig. Bei Führungskräften beziehen sich die variablen Teile jeweils auf die gesamte Teamleistung. Zudem sind Ausfallzeiten in der Abrechnung zu berücksichtigen. Die speziellen Anforderungen ließen sich bei Microsoft Dynamics NAV mit relativ einfachen Mitteln, wie zusätzliche Spalten in den Standardtabellen, umsetzen. Mit der neuen Lohnabrechnung beschränkt sich der manuelle Aufwand nur noch auf die abschließende Prüfung. „Heute benötigen wir für die monatliche Lohnabrechnung lediglich die Hälfte der Zeit und sind eine Woche früher fertig“, freut sich Herbig.

Mit Mitarbeiterportalen zu effizienteren Prozesse

Ein weiteres Projektziel bestand darin, den Mitarbeitern den Zugang zu den betrieblichen Prozessen zu erleichtern. Hierfür ergänzte man die neue Unternehmenssoftware um das Portalsystem Microsoft SharePoint. Jetzt können die Mitarbeiter über ein Self-Service-Portal ihre Profile pflegen, Abwesenheiten melden oder Genehmigungsworkflows für Urlaubsanträge anstoßen. „Ein Vorteil von SharePoint ist der flexible Zugriff auf alle Funktionen. Unsere Mitarbeiter nutzen das Portal am Arbeitsplatz per Webbrowser oder mobil über entsprechende Apps für Tablets und Smartphones“, betont Herbig. SharePoint ist nahtlos in Microsoft Dynamics NAV integriert. Neue und geänderte Daten werden automatisch zwischen beiden Systemen synchronisiert. Weil sich die Mitarbeiter über Fehlzeiten, Resturlaub oder Urlaubsgenehmigungen selbst informieren, wird die Personalabteilung entlastet. „Da niemand mehr auf Informationen warten muss, ist SharePoint auch in der Belegschaft beliebt“, ergänzt er.

Immer mehr Informationen auf Portalen

Schrittweise stellt FIDA Software nun weitere Informationen über SharePoint zur Verfügung: So werden über das Zusatzmodul cc|dms Gutschriften und Eingangsrechnungen direkt aus dem ERP-System heraus online hinterlegt. Verkaufsrechnungen, Verträge und die Korrespondenz sollen in Kürze folgen. „Unsere Mitarbeiter sind die meiste Zeit vor Ort bei unseren Kunden. Während dieser Zeit blieb auch schon mal was liegen. Mit dem neuen Dokumentenmanagement lassen sich Vorgänge ortsunabhängig bearbeiten“, unterstreicht Herbig. cc|project, ein weiteres Zusatzmodul von COSMO CONSULT verknüpft Dynamics NAV mit Microsoft Project. Damit stehen Projektzeiten, Termine und Statusmeldungen auch in der ERP-Software zur Verfügung. Das erleichtert Mitarbeitern, die lediglich Informationen, aber nicht die volle Bandbreite des Projektmanagements benötigen, die Arbeit.

Transparenz entlastet Mitarbeiter von Routinetätigkeiten

Mit dem Microsoft Technologie Stack gelang es dem Projektteam, die Prozesse bei FIDA Software an den entscheidenden Stellen zu verbessern. Verwaltungsaufgaben wie Lohnbuchhaltung, Reisekostenabrechnung oder Rechnungseingangsprüfung laufen heute schneller und sicherer, weil Mitarbeiter die betreffenden Funktionen flexibler nutzen – auch mobil auf Geschäftsreisen. Wichtige Informationen aus Bereichen wie Projektmanagement oder Buchhaltung stehen nun zentral für alle zur Verfügung. „Wenn sich heute bei einem Prozess oder Projekt etwas ändert, werden alle Beteiligten automatisch informiert – egal, wo sie sich gerade aufhalten. Damit entfallen aufwendige Abstimmungsläufe und Doppeleingaben. Solche Benefits sind täglich erlebbar und der Grund, warum Microsoft-Technologien bei uns einen so hohen Stellenwert haben“, betont der Teamleiter.

Systemausbau und Workflows entlasten Mitarbeiter

Angesichts des Erfolgs plant das Software- und Beratungsunternehmen bereits den weiteren Systemausbau: Gemeinsam mit COSMO CONSULT will man künftig auch Schulungen und Verträge mit Microsoft Dynamics NAV verwalten. „Ein weiterer Punkt betrifft das integrierte Workflowmanagement, das wir bislang kaum nutzen. Automatische Benachrichtigungen bei bestimmten Ereignissen könnten unsere Mitarbeiter weiter entlasten“, unterstreicht Herbig. Aber zuvor migriert das Software- und Beratungsunternehmen die ERP-Software erst einmal auf die aktuellste Programmversion, um technisch auf dem neuesten Stand zu bleiben.

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