Sächsische Sandsteinwerke GmbH

ERP Grundstein für die Zukunft gelegt

Als die Sächsischen Sandsteinwerke GmbH nach zwölf Jahren ihr ERP-System auf den neuesten Stand brachten, stand vor allem die Zukunftssicherheit im Fokus. Gleichzeitig gelang es dem Projektteam, den Individualanteil zurückzufahren und die Zahl der Excel-Nebenrechnungen zu reduzieren. Heute profitiert das Unternehmen von effizienten Prozessen, mehr Transparenz und einer flexiblen Software, mit der sich künftige Anforderungen leicht umsetzen lassen.

„Es gibt viele Unternehmen, die ein ERP-Projekt technisch umsetzen können. Doch es gibt nur wenige, mit denen man sich so etwas auch konkret vorstellen kann. Zwischen uns und COSMO CONSULT hat die Chemie von Anfang an gestimmt.“

Johannes Roßrucker, Geschäftsführer der Sächsischen Sandsteinwerke GmbH.

Unternehmensprofil

Die Wurzeln der Sächsischen Sandsteinwerke GmbH reichen bis ins ausgehende 19. Jahrhundert zurück. Damals gab es im Elbsandsteingebirge noch rund 600 Steinbrüche. Heute bearbeitet das Unternehmen noch ein halbes Dutzend. Den größten Teil des Umsatzes erwirtschaften die 83 Mitarbeiter mit Auftragsarbeiten und im Projektgeschäft. Sandsteine aus Pirna sind beispielsweise in der Dresdener Frauenkirche oder den Schlössern von Dresden, Potsdam, Berlin oder Braunschweig verbaut. Darüber hinaus verfügt das Unternehmen über ein festes Liefersortiment, zum Beispiel für die Gartengestaltung.

Gleiche Software, neuer Partner

Mehr als zwölf Jahre arbeiteten die Sächsischen Sandsteinwerke mit Microsoft Dynamics NAV. Die veraltete Unternehmenssoftware lief unter dem abgekündigten Betriebssystem Windows XP. Daher bestand allein schon aus Sicherheitsgründen Handlungsbedarf. „Dynamics NAV hat sich im Laufe der Jahre bewährt. Wir wollten eine moderne Lösung mit besserer Prozessunterstützung, aber dabei nicht das Rad doppelt erfinden. Deshalb standen wir einem Update auf die aktuelle Programmversion aufgeschlossen gegenüber“, erinnert sich Johannes Roßrucker, Geschäftsführer der Sächsischen Sandsteinwerke. Zumal alternative Lösungen aus der Steinbranche eher auf Handwerks- als auf Industriebetriebe ausgerichtet sind. Betriebsspezifische Besonderheiten wie der Umgang mit Halbfabrikaten ließen sich dort nicht abbilden. Ein weiterer Vorteil: Bei einem Update brauchen sich die Mitarbeiter nicht an eine völlig neue Software zu gewöhnen. Allerdings nutzte das Unternehmen die Gelegenheit, um einen lokalen Softwarepartner zu suchen. Das Rennen machte die COSMO CONSULT-Gruppe, Europas führender Microsoft Dynamics-Partner. „Es gibt viele Unternehmen, die ein solches Projekt technisch umsetzen können. Doch es gibt nur wenige, mit denen man sich so etwas auch konkret vorstellen kann. Zwischen uns und COSMO CONSULT hat die Chemie von Anfang an gestimmt. Hinzu kommen Faktoren wie Größe und Leistungsfähigkeit“, erklärt Roßrucker. Referenzbesuche und das Gespräch mit anderen COSMO CONSULT-Kunden gaben dem Projektteam die notwendige Entscheidungssicherheit.

Zurück zum Standard

Eine Herausforderung bei der Implementierung war das stark individualisierte Altsystem. Die Prozesse waren teils weit vom Standard entfernt, was die Migration erschwerte. Um die Problembereiche sicher zu identifizieren, dokumentierten die Key User zunächst detailliert die Arbeitsabläufe. Im Rahmen einer GAP-Analyse verglichen die COSMO CONSULT-Berater dann die Ist-Situation mit dem aktuellen Softwarestandard. Anschließend entschied das Projektteam gemeinsam, ob die betriebliche Ablauforganisation oder die Software angepasst wird. Der individuelle Anpassungsbedarf sollte dabei so klein wie möglich ausfallen. „Den Spezialisten von COSMO CONSULT ist es immer wieder gelungen, betriebsspezifische Anforderungen im Standard abzubilden. Dadurch haben wir heute ein zukunftssicheres System, das wir vergleichsweise einfach aktualisieren können“, bestätigt der Geschäftsführer. Ein gutes Beispiel ist hierfür die Rohblockverwaltung. Dabei werden eingehende Steine aus dem Steinbruch registriert, um die Lagerbewegungen bis zur Weiterverarbeitung zu verfolgen. Bislang war hierfür eine individuelle Erweiterung erforderlich. Jetzt nutzt das Projektteam die vorhandene Chargenverfolgung: Bei Einlagerung erhält jeder Rohblock eine feste, eindeutig identifizierbare Chargennummer. So ist jederzeit nachvollziehbar, wo der Block lagert, welchem Projekt er zugewiesen ist oder wann er weiterverarbeitet wurde.

Excel auf dem Rückzug

Die Auftragskalkulation erledigte man bislang außerhalb des Systems mit Excel. Da die neue Programmversion deutlich flexibler ist, konnte die Berechnung vollständig in Microsoft Dynamics NAV integriert werden. Sie ist dadurch für alle Mitarbeiter zugänglich und schneller zu finden. Auch Projektausschreibungen lassen sich direkt im ERP-System bearbeiten: Viele Bauvorhaben werden elektronisch ausgeschrieben und online gestellt. Da im Altsystem eine entsprechende Schnittstelle fehlte, musste man die Unterlagen zunächst manuell herunterladen und die einzelnen Positionen händisch in die Projektkalkulation übernehmen. „Ausschreibungen umfassen oft mehr als 100 Seiten. Die vielen manuellen Arbeitsschritte waren daher zeitaufwendig und fehleranfällig“, gibt Roßrucker zu bedenken. Heute werden die Anforderungen direkt in die Kalkulation übernommen, dort mit Daten gefüllt und auf das Portal zurückgespielt. 

Mehr Transparenz

Der Start des neuen Systems verlief geräuschlos. Die COSMO CONSULT-Berater, die sicherheitshalber vor Ort waren, konnten noch am ersten Tag abrücken. „Natürlich funktionierte nicht alles perfekt. Schließlich kann man in einem Testsystem nicht alle Situationen vorab durchspielen. Doch die Punkte waren nicht gravierend und ließen sich per Fernwartung erledigen. Wir waren jedenfalls von der ersten Minute an handlungsfähig“, unterstreicht Roßrucker. Schnittstellen bestehen zur Finanzbuchhaltung der DATEV und einer externen Produktionsplanung. Letztere übernimmt Fertigungsaufträge aus Microsoft Dynamics NAV und meldet später die Produktionszeiten in das ERP-System zurück.

Die Zahl der externen Tabellen und Systeme ließen sich mit der neuen Programmversion erheblich reduzieren. Dadurch sanken Verwaltungsaufwand und Fehlerrisiko. Relevante Informationen stehen damit schneller zur Verfügung – bei gleichzeitig besserer Qualität. „Früher haben wir Projektzeiten in Excel gepflegt. Heute erfassen wir Sie direkt im ERP-System. Jetzt können wir per Knopfdruck abrufen, wie viel Arbeitszeit auf einem bestimmten Auftrag aufgelaufen ist. Ziehen wir die zugeordneten Kosten hinzu, lässt sich auch die Budgetentwicklung transparent verfolgen“, erklärt der Geschäftsführer. Ebenso wichtig sei die gewonnene Flexibilität. Musste früher fast jeder Änderungswunsch aufwendig programmiert werden, könne man nun mit dem Zusatzmodul cc|formatted documents Berichte und Auswertungen selbst anpassen.

Die Zukunft ist mobil mit der Projektumsetzung

Mit Projektumsetzung durch die COSMO CONSULT-Gruppe sind die Sächsischen Sandsteinwerke vollauf zufrieden. „Sicher gab es auch Reibungspunkte. Die Reaktionszeiten waren jedoch immer kurz, sodass wir stets zu schnellen Lösungen kamen“, unterstreicht Roßrucker. Jetzt, wo die Unternehmenssoftware auf sicheren Beinen steht, plant er bereits den Systemausbau: Künftig sollen abgebaute Rohblöcke mit Barcodes versehen werden. Ausgerüstet mit mobilen Endgeräten können die Mitarbeiter dann Lagerbewegungen mit einem einfachen Scan dokumentieren und den Weg des Steins durch den Wertschöpfungsprozess besser verfolgen.