Kögl GmbH

Mit Sicherheit effizienter arbeiten

Für zentrale Aufgaben wie Rechnungsstellung oder Auftragsverwaltung, nutzte die Kögl GmbH gleich mehrere Einzellösungen. Doch Prozesslücken und die fehlende Vernetzung belasteten die Mitarbeiter mit einem hohen Verwaltungsaufwand. Der Sicherheitsspezialist entschied sich für die Einführung eines modernen ERP-Systems. Heute profitiert das Unternehmen von lückenlosen Geschäftsprozessen, transparente Informationen und Mitarbeitern, die mehr Zeit für Ihre Kunden haben.

Seit 1996 ist die Kögl GmbH auf sicherheitstechnische Dienstleistungen spezialisiert. Im Fokus stehen dabei die drei Geschäftsfelder: Beratung, Anlagenprüfung und Schulung. Im Rahmen der Sicherheitsberatung geht es darum, potenziell gefährliche Situationen und Arbeitsweisen frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Bei Sicherheitsprüfungen kontrollieren die Mitarbeiter Arbeitsprozesse und Arbeitsmittel. Die 2005 eröffnete Akademie für Sicherheitskompetenz schult im eigenen Trainingscenter vor allem Berufsgruppen, die besonderen Gefahren ausgesetzt sind. Hierzu zählen etwa Kranführer, Staplerfahrer oder Bediener von Hubbühnen. Oberstes Ziel ist stets: Die betriebliche Sicherheit auf ein maximal hohes Niveau zu heben.

Prozesslücken führten zu Mehrarbeit

Lange Zeit nutzte die Kögl GmbH die Datenbank Microsoft Access, um Rechnungen zu schreiben. Die laufende Auftragsverwaltung erfolgte mit Microsoft Excel, während die Finanzbuchhaltung an den Steuerberater ausgelagert war. Da die einzelnen Anwendungen nicht miteinander vernetzt waren, fehlte es an einer gemeinsamen Datenbasis. Die Folge: viele Doppeleingaben, ein allgemein hoher Arbeitsaufwand und das latente Risiko, Fehler zu produzieren. Auswertungen ließen sich – wenn überhaupt – nur eingeschränkt realisieren und waren zudem mit langen Wartezeiten verbunden. 

Abschied vom Inselleben

Das Unternehmen entschloss sich daher, die verschiedenen Insellösungen abzulösen und die Prozesse in einem modernen ERP-System zusammenzuführen. Bei der Gelegenheit sollte auch die Finanzbuchhaltung ins Unternehmen geholt und gemeinsam mit dem Kundenservice in die neue Software eingebunden werden. Darüber hinaus standen der Aufbau eines elektronischen Firmenarchivs, die direkte Anbindung der Software an den elektronischen Zahlungsverkehr und ein möglichst einfach zu bedienendes Reportingmodul ganz oben auf der Wunschliste.

 

Die Kögl GmbH entschied sich für einen Wechsel auf das ERP-System Microsoft Dynamics NAV. Mit der Umsetzung beauftragte man die COSMO CONSULT-Gruppe, Europas führenden Microsoft Dynamics-Partner. Ausschlaggebend waren dabei der hohe Funktionsumfang und die Flexibilität der Software.

Deutlich effizientere Prozesse

Während der Einführung gelang es dem Projektteam, die betriebsspezifischen Anforderungen des Unternehmens auf einfache Weise umzusetzen. „Zentrale Prozesse wie die Anlagenprüfung oder die Organisation der Schulungen konnten wir viel intuitiver gestalten. Dadurch laufen beide Prozesse heute deutlich schneller. Gleichzeitig werden unsere Mitarbeiter von Doppeleingaben und Routinetätigkeiten entlastet“, betont Ing. Horst Kögl, Geschäftsführer der Kögl GmbH. Bei Sicherheitsprüfungen können die Mitarbeiter die Details zu den installierten Anlagen der Kunden per Knopfdruck abrufen. Aufwendige Recherchen entfallen damit. Prüfaufträge sind von der Auftragserfassung über die Zuteilung eines Prüfers bis zur finalen Rechnungsstellung lückenlos digital umgesetzt. Ein Highlight sind dabei die Serviceverträge für jährlich wiederkehrende Prüftermine: Diese verwaltete Dynamics NAV selbstständig, was den manuellen Aufwand auf ein Minimum reduziert. Im Bereich der Finanzbuchhaltung ist das Zusatzmodul „OPPlus“ hinzugekommen, das unter anderem den Zahlungsverkehr vereinfacht. So lassen sich etwa mehrere Rechnungen gesammelt überweisen oder Skontobeträge bei ein- und ausgehenden Zahlungen automatisch berücksichtigen und ausbuchen. 

Transparenz entlastet die Mitarbeiter

Für Kögl ist die gewonnene Transparenz der größte Pluspunkt der neuen Unternehmenssoftware. „Mit Dynamics NAV haben wir sämtliche Kundendaten an einem Ort. Das betrifft nicht nur Kontaktinformationen, sondern auch die technischen Details der installierten Anlagen.“ Im Bereich der Schulungen können sich die Mitarbeiter nun einen schnellen Überblick über die Teilnehmer und deren Kenntnisse verschaffen. Da sämtliche Daten an einer Stelle zu finden sind, laufen auch nachgelagerte Prozesse wie etwa die Leistungsabrechnung deutlich schneller. „Mit Dynamics NAV ist es uns gelungen, zentrale Arbeitsabläufe stark zu vereinfachen und den Zeitaufwand für unser Team zu reduzieren“, freut sich Horst Kögl. Typische Effizienzbremsen, wie etwa Doppeleingaben, seien vollständig entfallen. 

Im nächsten Schritt soll jetzt der Einsatzbereich des neuen ERP-Systems erweitert werden. So ist geplant, nach der Verwaltung auch Prüfer und Trainer mobil per Tablet oder Smartphone einzubinden. Diese können dann auch unterwegs Schulungs- und Serviceaufträge abrufen.