Gebrüder Weiss
„Wir haben uns für Microsoft Dynamics CRM und COSMO CONSULT als Implementierungspartner entschieden, weil wir schon bei der Evaluierung das Gefühl hatten, dass wir als Partner auf Augenhöhe kooperieren werden“
Peter Zander, Applikationsverantwortlicher in der Corporate IT bei Gebrüder Weiss
Unternehmensprofil
Die Gebrüder Weiss Holding AG mit Sitz in Lauterach (Österreich) ist ein weltweit agierender Full-Service-Logistiker mit rund 8.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und 180 firmeneigenen Standorten. Zuletzt erwirtschaftete das Unternehmen einen Jahresumsatz von 3 Milliarden Euro (2022). Mit einer Vielzahl an ökologischen, ökonomischen und sozialen Maßnahmen gilt das Familienunternehmen, dessen Geschichte im Transportwesen mehr als 500 Jahre zurückreicht, heute auch als Vorreiter in puncto nachhaltiges Wirtschaften.
Die Service-Exzellenz mit Cloud-CRM steigern
Das internationale Transport- und Logistikunternehmen Gebrüder Weiss hat sein CRM-System Microsoft Dynamics gemeinsam mit Partner COSMO CONSULT in die Cloud migriert. Das Ziel: Neue Funktionalität etwa rund um KI sofort nutzen zu können, um die Service-Exzellenz weiter zu steigern. Zugleich sollte der Aufwand für Upgrade und Wartung deutlich verringert werden, um mehr Zeit für Innovation zu gewinnen.
Schon seit 1487 sind die Vorfahren der Eigentümerfamilie als Boten unterwegs, damals auf der schwierigen Strecke von Mailand nach Lindau über die Alpen. Rund 500 Jahre später ist aus dem Vorarlberger Familienunternehmen Gebrüder Weiss ein internationaler Logistik- und Transportspezialist mit rund 8.400 Mitarbeitenden an 180 Standorten in 34 Ländern geworden. Allein im letzten Jahr wurden europaweit 15,5 Millionen Sendungen transportiert und 162.000 Standardcontainer rund um die Welt verschifft.
Das Unternehmen verfolgt das Ziel, die besten Logistikdienstleistungen für den Erfolg seiner Kunden zu liefern – und das mit einem minimalen ökologischen Impact. Nachhaltigkeit ist ein großes Thema für Gebrüder Weiss. Für die eigene Energiegewinnung stattet man die Logistikterminals mit Fotovoltaik-Anlagen aus. Im Bereich Transport wird zunehmend auf alternative Antriebe wie Elektro und Wasserstoff gesetzt, um die Mobilität der Zukunft mitzugestalten. Bis 2030 sollen alle Niederlassungen klimaneutral sein.
Digitalisierung im Vertrieb hat Priorität
Nicht nur bei physischen Transport- und Logistikdienstleistungen, sondern auch bei digitalen Services will das Traditionsunternehmen Vorreiter sein. Das gilt auch für die internen Prozesse. Eine große Herausforderung zurzeit ist sicher die Volatilität der Supply Chains. Da gilt es als Logistikdienstleister sehr flexibel und nah am Kunden sowie an den Märkten zu sein, um den bestmöglichen Service zu bieten. „Ein CRM-System, das langfristig Vertriebsinnovation sicherstellt, ist dafür ein zentrales Werkzeug“, berichtet Peter Zander, Applikationsverantwortlicher in der Corporate IT bei Gebrüder Weiss.
Schon vor knapp zehn Jahren hatte der Logistikspezialist gemeinsam mit Partner COSMO CONSULT sein CRM-System abgelöst. Als CRM-Software kommt seitdem Microsoft Dynamics CRM zum Einsatz. „Die Ablösung des Systems war eine große Herausforderung, da das alte System vom Hersteller nicht mehr weiterentwickelt wurde“, erinnert sich Zander. Neben der Datenübernahme zählte auch die Integration in eine komplexe Infrastruktur zu den größten Hürden.
Zusammenarbeit auf Augenhöhe
„Mit Blick auf unsere Wachstumsstrategie hatten wir nach einer ausbaufähigen Lösung gesucht, die für tausend und mehr User geeignet ist“, fügt Zander hinzu. Besonders wichtig war den Vorarlbergern die Zukunftsfähigkeit der Software – es kam also nur ein etablierter Anbieter in Frage. In die Auswahl kamen deshalb vor allem Anbieter wie Salesforce, SAP und Microsoft. „Wir haben uns für Microsoft Dynamics CRM und COSMO CONSULT als Implementierungspartner entschieden, weil wir schon bei der Evaluierung das Gefühl hatten, dass wir als Partner auf Augenhöhe kooperieren werden“, berichtet Peter Zander. Als Transport- und Logistikunternehmen habe man sehr spezifische Fachbegriffe und Prozesse. Auch die Lösungslandschaft ist speziell und historisch gewachsen. Für Gebrüder Weiss stehen bei COSMO dedizierte Ansprechpartner zur Verfügung, die mit den Prozessen vertraut sind.
Der Weg in die Cloud
2021 entschied sich Gebrüder Weiss, seine CRM-Lösung in die Cloud zu migrieren. „Wir haben die Erfahrung gemacht, dass man bei selbst betriebenen Systemen zügig Upgrades einspielen muss, um von neuen Features zu profitieren. Das war jedoch intern immer mit sehr viel Aufwand verbunden“, erläutert Zander die Hintergründe. Mit der Cloud sollte also vor allem der administrative Aufwand reduziert werden. Hinzu kam, dass einige neue Features nur noch in der Cloud zur Verfügung standen. Das Ziel war, Routineaufgaben auszulagern und sich so stärker auf die Applikation und die Prozesse konzentrieren zu können.
Aufgrund der bisherigen guten Erfahrungen und der professionellen Zusammenarbeit sei COSMO CONSULT als Partner für den Umzug gesetzt gewesen. „Es war ein großes Vertrauen da, dass COSMO das Projekt begleiten und die Cloud-Migration zu einem erfolgreichen Abschluss bringen kann“, fasst Peter Zander zusammen.
Planung als Big Bang-Projekt
Bisher wurden zwar bereits Cloud Services genutzt, doch mit der CRM-Migration in die Cloud betrat man Neuland. „Die größte Herausforderung war sicherlich, überhaupt eine Cloud-Lösung in dieser Dimension zu integrieren“, sagt Zander. Zudem wollte man sich ersparen, ein altes und ein neues System parallel zu betreiben und immer wieder Daten aktualisieren zu müssen, weil damit oft Probleme entstehen. Nach ausführlicher Betrachtung fiel dann die Entscheidung für ein Big-Bang-Projekt. „Das Go-Live hat reibungslos funktioniert: Es gab eine hohe Akzeptanz durch die User, die mit dem System ohne Probleme arbeiten konnten“, berichtet der Applikationsverantwortliche.
Um die umfassende Migration so schnell wie möglich zu bewältigen, wurde der Fast Track Support durch Microsoft gewählt. „Der größte Vorteil bestand darin, dass sie das Update übernommen haben. Anschließend waren die Altdaten direkt in der neuen Version verfügbar“, erklärt Peter Zander. Das Projekt konnte im September 2022 in Time und Budget abgeschlossen werden. Ein Großteil der Laufzeit entfiel auf die interne Vorbereitung, die eigentliche Migration erfolgte mit Fast Track in wenigen Monaten. Die Software läuft seit der Umstellung deutlich stabiler, bestätigt der CRM-Verantwortliche. „Wir konnten eine Performance realisieren, wie es on-Prem nicht möglich ist, weil wir intern nicht so schnell skalieren können, wie es in der Cloud üblich ist“, stellt Zander fest.
Weiter an Innovation arbeiten
Die Zusammenarbeit geht kontinuierlich weiter, denn es ergeben sich permanent neue Anforderungen. So kommen im wachsenden Unternehmen immer wieder neue Standorte hinzu. Für Peter Zander ist COSMO CONSULT nicht nur ein Lieferant, sondern ein enger Partner, mit dem vertrauensvoll zusammengearbeitet wird. Besonders wichtig war den Vorarlbergern, dass Aufwände durch den IT-Partner möglichst exakt eingeschätzt und eingehalten werden. „Das wurde bisher immer erfüllt und ist uns ein wichtiges Anliegen“, sagt der CRM-Verantwortliche.
Derzeit ist man dabei, noch die letzten Anwendungen abzulösen, die bisher on-Premises liefen. „Das Ziel ist ganz klar: Wir wollen alles in der Cloud haben, keinen Hybrid-Betrieb“, so Zander. Zudem wird geschaut, welche Innovation im Bereich Künstliche Intelligenz „out of the box“ in der Cloud verfügbar ist – und was hier die eigenen Prozesse voranbringen kann.
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