Ever Pharma
Mit Power BI volle Kontrolle über das Pharmageschäft
Unternehmensprofil
Das ursprünglich 1934 in Wien gegründete Pharmaunternehmen - Ever Pharma - hat sich heute auf sterile, injizierbare Medikamente spezialisiert. Sie kommen auf Intensivstationen zum Einsatz, aber auch in der Onkologie, Hormontherapie oder Schmerzmedizin. Mit einem der wichtigsten Produkte, Cerebrolysin, werden etwa in der Medizin die Folgen von Schlaganfällen und Demenz bekämpft. Auch Anästhetika für Narkosen sind ein wichtiger Bereich. Ein wesentlicher Schwerpunkt liegt für den Pharmahersteller auf der Forschung und der Weiterentwicklung seiner Produkte, die in hochspezialisierten Werken in Österreich und Deutschland hergestellt werden.
Mehr Transparenz ins Controlling bringen
Für den Pharmahersteller liegt der Fokus im Bereich Data Analytics hauptsächlich auf Controlling-Themen. „Wir möchten auf Knopfdruck alle Entwicklungen weltweit verfolgen können, zum Beispiel mit Blick auf Umsätze oder verkaufte Stückzahlen. Am Standort Österreich und Deutschland geht es auch ins Produktions-Controlling hinein“, erklärt Lörracher. Bei der Suche nach einer neuen BI-Lösung orientierte sich das Unternehmen gezielt im Microsoft-Umfeld, da beispielsweise bereits das ERP-System Dynamics AX 12 und MS 365 generell zum Einsatz kamen. Wichtige Kriterien waren die einfache Bedienbarkeit und die Möglichkeit, das System selbst zu erweitern. Zudem legte das Unternehmen großen Wert auf Zukunftsfähigkeit und kontinuierliche Innovation Schließlich beschloss man, sich nach Implementierungspartnern umzuschauen, die Power BI im Portfolio hatten. „Uns war besonders wichtig, dass wir eine neue Lösung auf Knopfdruck an das ERP-System anbinden und auf Datenbankebene auf die gleichen Felder zugreifen können. COSMO CONSULT hatte dafür eine Lösung mit Standard-Konnektoren im Angebot. Das hat genau gepasst“, fasst Lörracher zusammen. Es galt, unterschiedliche Systeme wie ERP, CRM und verschiedene Produktionssysteme zusammenzuführen, um Daten aus verschiedenen Quellen zu konsolidieren.Beispielsweise nutzen die Niederlassungen für ihre ERP-Bereiche Microsoft Business Central.
one truth bei EVER Pharma: Klare Zahlen, klare Entscheidungen mit Power BI
Nicht die eigene Welt erklären müssen
Schon während der ersten Gespräche sei deutlich geworden, dass die Experten von COSMO nicht nur über umfassendes Wissen im Bereich BI verfügten, sondern auch mit Dynamics AX sehr vertraut waren. „Das war uns wirklich sehr wichtig. Wir mussten den Consultants nicht unsere eigene Welt erklären, etwa um Items in der Lagerwirtschaft zu verknüpfen. Sie wussten schon Bescheid“, erinnert sich der CIO. Überzeugt hätten deshalb vor allem „fähige Berater, die sich sowohl fachlich als auch technisch auskennen und wissen, was sie tun“, so Lörracher. Gemeinsam mit dem neuen Partner fand zunächst ein Fit Gap Workshop statt, um die Anforderungen, Ziele und wesentlichen Funktionen zu definieren. Im nächsten Schritt erfolgte das Anbinden der Standard-Konnektoren. Anschließend wurde analysiert, welche spezifischen Details in den Datenwürfeln (Cubes) noch fehlten und wie diese ergänzt werden könnten.
Ende 2020 erfolgte die Einführung, noch im ersten Halbjahr 2021 ging die Kombinationslösung aus Data Warehouse und Power BI live. Zwei interne BI-Spezialistinnen entwickeln diese Lösung maßgeblich in Zusammenarbeit mit COSMO CONSULT ständig weiter und sorgen dafür, dass die richtigen Zahlen aus den Systemen in den Dashboards zur Verfügung stehen. Die Dashboards beinhalten umfangreiche Daten und Kennzahlen aus den Niederlassungen, die diese wiederum von Australien bis Kanada auch aktiv nutzen. Lörracher lobt die Zusammenarbeit mit COSMO als konstant zuverlässig und auf Augenhöhe: „Besonders positiv haben wir immer empfunden, dass wir direkt mit den Technikern sprechen konnten und können, ohne Umweg beispielsweise über einen Key-Accounter. Es ist immer ein kurzfristiger Kontakt über Teams möglich“. Die Power BI-Experten hätten neben dem Knowhow rund um die finanztechnischen Themen auch zusätzliche, hilfreiche Kennzahlen vorgeschlagen – und dafür gesorgt, die benötigten Daten aus den Transaktionssystemen heraus in das Data Warehouse zu integrieren.
Datenqualität international sicherstellen
„Die Datenqualität hat einen massiven Stellenwert: Was man ‚reinfüttert‘, kommt auch heraus. Deshalb ist es von Anfang an wichtig, die richtigen Daten korrekt zu erfassen. Später nachzubessern und die Daten zu transformieren, ist ein ungleich höherer Aufwand“, meint Erwin Lörracher. Dementsprechend wurde im Vorfeld viel Arbeit in dieses Thema investiert. Man setze sich aber auch kontinuierlich mit der Sicherstellung der Datenqualität auseinander.
Eine der wichtigsten Erkenntnisse sei gewesen, dass eine Harmonisierung von Stammdaten, Kostenstellen und Kennzahlen über alle Niederlassungen hinweg essentiell ist. „Wenn es ein zentrales Reporting geben soll, dann muss auch das Stammdatenmanagement zentral gesteuert werden. Das klingt einfach, ist aber im Detail durchaus komplex in der Umsetzung“, konstatiert der CIO. So müssten beispielsweise auch Produkte, die nur in einem Land verkauft werden, mit einer globalen Produktnummer ausgezeichnet werden. „Zugleich ist es wichtig, die lokalen Gesellschaften nicht mit einer überbordenden Bürokratie zu überfrachten. Sie müssen schnell reagieren und Produkte anlegen können, anstatt auf lange Aprovals zu warten“, erklärt Lörracher. Aus seiner Sicht ist im heutigen Geschäftsumfeld eine Single Source of Truth und eine zentrale Reporting-Lösung unverzichtbar. Ein weiterer zentraler Aspekt ist für ihn auch, die Menschen auf dem Weg mitzunehmen. Es sei entscheidend, alle davon zu überzeugen, anstatt auf auf eigene Excel-Reports und lokale Auswertungen den zur Verfügung gestellten Dashboards zu vertrauen.
Warum die Single Source of Truth so wichtig ist
Nachdem die BI-Expertinnen im Unternehmen durch COSMO CONSULT geschult wurden, fand eine Weiterbildung für alle Mitarbeitenden aus Finance & Controlling statt, die für das Daten-Handling zuständig sind. Auch die Führungskräfte, die primär mit Power BI arbeiten, lernten in Trainings, wie sie Dashboards und Drill-down-Funktionalität einsetzen können. Im Hintergrund klärt ein Berechtigungssystem, wer Zugriff auf welche Informationen hat. Wesentlicher Bestandteil der Lösung ist ein Data Warehouse als Single Point of Truth, das für die Zusammenführung, das Speichern und die Analyse der Daten sorgt. Die Daten sind damit jederzeit verfügbar – und mit diesem zentralen Punkt der Wahrheit ist zugleich die Qualität der Analyse-Ergebnisse gesichert.
Anstatt mehrere Reports von anderen anfordern zu müssen, können Nutzer*innen direkt bis auf die Transaktionsebene Analysen durchführen. Die Benutzerfreundlichkeit habe sich deutlich verbessert und das Vertrauen in die Zuverlässigkeit der BI-Ergebnisse sei durch die neue Lösung klar gestiegen, fasst der CIO zusammen. „Self Service BI funktioniert wirklich gut, wenn man die Dashboards und die Datenbasis so aufbereitet, dass die User neue Dimensionen und Fakten einfach selbst hinzufügen können“, berichtet Erwin Lörracher auch. COSMO CONSULT lieferte die Technologie für ein neues Reporting-System, das bei EVER Pharma jetzt Standard-Reports über mehrere Ebenen verteilt – vom Fachbereich bis zur Geschäftsführung. Dadurch entsteht eine fachbereichsübergreifende Sicht über Bereiche wie Einkauf, Produktion und Finance hinweg. Für das Management ist es jederzeit möglich, bis in die Transaktionsdaten hineinzusehen, um Ursachen und Zusammenhänge besser verstehen zu können.
Besserer Blick auf Produktionsdaten
Während die transparente Darstellung von Daten früher schwierig bis unmöglich war, macht das Pharmaunternehmen jetzt regen Gebrauch von den Visualisierungsmöglichkeiten in Power BI. „Wir binden die Dashboards unter anderem auch in Powerpoint-Präsentationen ein. Sie können dann live während der Managementpräsentation durch das Setzen anderer Filter verändert werden“, berichtet Lörracher. Insbesondere beim Produktions-Controlling sei zuvor keine Visualisierung möglich gewesen, hier habe sich vieles verbessert. „Wie im Finanzbereich lassen sich Daten automatisiert aus den Systemen herausziehen und konsolidiert darauf zugreifen“, so Erwin Lörracher. Mit dem neuen System wird sichergestellt, dass auch Maschinendaten für Analysezwecke ausgewertet werden können. Im Bereich der Operation Technology (OT) werden mittlerweile auch Maschinendaten aus Produktionsanlagen ins Data Warehouse gespeichert. Beim Extrahieren und Aufbereiten der Daten aus den Maschinen sieht Lörracher technisch noch viel Verbesserungspotenzial – vor allem, da die OT-Welt mit ihren langen Zyklen der IT-Welt technisch doch etwas hinterherhinke und es an Standard-Konnektoren mangele.
Ausbau in Richtung KI
„Perspektivisch wollen wir ein Konzernkonsolidierungs-Tool mit Power BI als Frontend schaffen. Schon jetzt sind wir mit der Reporting-Technologie sehr zufrieden. Wir möchten aber noch mehr wissen und messen“, erzählt der CIO. Im Finanz-Controlling sei man gut aufgestellt. Nun ist geplant, auch Daten aus weiteren Systemen wie beispielsweise HR und CRM zu integrieren. Dabei müssen strenge Datenschutz-Regularien für die Branche eingehalten werden. Vor allem für den weiteren Ausbau des Produktions-Controllings sei noch Aufwand nötig. Auch der Einsatz von Künstlicher Intelligenz steht auf der Agenda. Man möchte jetzt prüfen, welche Möglichkeiten die Microsoft-Plattform bietet. „Künftig wollen wir auch Machine Learning und KI auf die Daten im Data Warehouse ansetzen, um potenziell weitere Erkenntnisse zu gewinnen“, sagt Lörracher
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