DAS Environmental Expert GmbH

Leider war der Microsoft-Partner, der die Finanzbuchhaltung implementiert hatte, auf Handelsunternehmen und nicht auf den Maschinen- und Anlagenbau spezialisiert. So kam man schließlich zur COSMO CONSULT Gruppe, einem Microsoft-Partner, der sich auf die Implementierung und das Systemmanagement von Branchen- und Spezial-Lösungen auf Basis von Microsoft Dynamics spezialisiert hat. Baetke zeigt sich besonders beeindruckt von der professionellen Beratung durch die Dresdner COSMO CONSULT Niederlassung. Während andere Anbieter ein umfassendes und firmengerechtes Customizing anpriesen, rieten die CC-Experten eher zu einer Lösung dicht am Standard und zur eventuellen Anpassung kleinerer interner Prozesse. „Und wenn Tausende Unternehmen nach diesen Prozessen arbeiten, sollten wir es doch auch schaffen, uns am Standard zu orientieren“, bekräftigt Baetke. Zudem erklärte sich der Anbieter bereit, die Analysephase vom Gesamtangebot zu trennen, sodass sich die Gesamtkosten nach Analyse und Diagnose auf einer realistischen Basis ergaben.

Dazu nahm man sich zwei Monate Zeit, in denen ein Lastenheft erstellt wurde, das sogar die neuen, noch geplanten Prozesse enthielt. So zeigte man den Keyusern in Workshops, welche Prozesse die Software unterstützte und ließ sie dann entscheiden, ob sich die internen Abläufe entsprechend anpassen ließen. Die neuen Prozesse wurden dann ins Lastenheft übernommen, obwohl in der Praxis noch die alten vorherrschten. Mit der Beauftragung schlossen sich eine Reihe von Workshops an und es begannen die Implementierung und die Schulungen. Der für April geplante Echtstart verschob sich wegen des damaligen Auftragshochs und erfolgte aber doch kurzfristig im Juni 2013. Eine Pilot- oder Testphase gab es nicht, das Altsystem wurde zuvor komplett abgeschaltet. 

Ein weiteres COSMO CONSULT-Modul, das Projektmanagement, nutzt DAS für die Wasserprojekte. Bei dem Modul cc|workflow geht es vor allem um Prozesseinhaltung und Feldsicherheit. Bestimmte Schritte lassen sich nicht abschließen, wenn nicht auch alle erforderlichen, von DAS definierten Felder ausgefüllt sind. Zudem ist ein Ablauf festgelegt, dass etwa nach einem ersten Bearbeiter automatisch ein weiterer einen Vorgang abschließen muss, sonst lässt sich der Prozess nicht fertigstellen. Die Implementierung dieses Moduls in der zweiten Jahreshälfte bedeutet den nächsten Schritt in Richtung Stammdatensicherung. Orderte man mit dem Altsystem noch über 3.000 Bestellungen für ständig wiederkehrende Teile mit einem sehr niedrigen Preis, kann man das heute aufgrund der sicheren automatischen Bestellvorschläge deutlich effizienter behandeln. „Jede Bestellung braucht bis zur Buchung etwa 18 Minuten. Da ist es eine simple Rechenaufgabe, was uns die schrittweise Nutzung von Microsoft Dynamics NAV an Einsparpotenzialen bringen wird“, erläutert Baetke.

So gibt es eine ganze Reihe neuer Tools und Funktionalitäten, die die Prozesse der Wertschöpfungskette optimieren und durch neue Analysemöglichkeiten Entscheidungsfindungen wesentlich erleichtern. Zudem betont Baetke die internationale Verbreitung von Microsoft Dynamics NAV und die Erfahrung des Anbieters: „Wir sehen uns als typischen Mittelständler, aber auch als Global Player. Für COSMO CONSULT haben wir uns deshalb entschieden, weil die Gruppe reichlich Erfahrungen mit Kunden hat, die im Ausland – etwa China – produzieren und arbeiten.“ Die gute Zusammenarbeit mit dem IT-Partner will DAS daher auch weiterhin fortsetzen, zunächst bei der Auftragsverfolgung und dem Qualitätsmanagement.