A2J Laser

„Dass wir binnen kürzester Zeit einen Zugang zur Software gefunden haben, eröffnet uns allerbeste Entwicklungsmöglichkeiten für die Zukunft – und vereinfacht die weitere Integration in die LAP-Gruppe.“

Anaïs Roy, Geschäftsführerin der A2J Laser (LAP France)

Unternehmensprofil

Als das auf hochpräzise Lasertechnik spezialisierte französische Unternehmen A2J Laser 1983 gegründet wurde, ahnte niemand, dass man knapp 30 Jahre später, die eigene Zukunft mit der des deutschen Wettbewerbers LAP verknüpfen würde. A2J entwickelt Technologien für die Strahlentherapie, die dabei helfen, Patienten während der Sitzungen korrekt zu positionieren. Dank der auf Zehntelmillimeter genauen Laser wurde das Unternehmen rasch französischer Marktführer und begann, seine internationalen Geschäftsaktivitäten auszubauen – vor allem in Nordafrika und Asien. Ein Jahr später schlug die Geburtsstunde der deutsche LAP, die über Lasertechnologie hinaus auch Lösungen für andere Hersteller fertigt.

Mit einem Umsatz von 55 Millionen Euro und 350 Angestellten gehört LAP zu den führenden internationalen Unternehmen im Bereich der Medizintechnik. Speziell in Frankreich hatte man jedoch Probleme, sich nachhaltig am Markt zu behaupten. Wettbewerber A2J war nicht nur gut vernetzt, sondern konnte auch mit attraktiven Einstiegskonditionen punkten. 2013 entschloss sich LAP-Gruppe, A2J zu übernehmen. Seitdem haben beide Unternehmen eine gemeinsame Geschichte. Mit dem Juni 2019 firmiert die A2J Laser als LAP France.

Mit Excel an Grenzen gestoßen

Anaïs ROY, Geschäftsführerin der A2J Laser

Kurze Zeit später übernahm Anaïs Roy die Geschäftsführung bei A2J. An ihre ersten Arbeitstage kann Sie sich noch gut erinnern: „Von der Lagerverwaltung bis zur Rechnungslegung arbeiteten fast alle Unternehmensbereiche mit Excel. Als wir versuchten, eine genaue Margenkalkulation durchzuführen und die Lagerbestände für einen bestimmten Zeitraum zu bewerten, gab es Schwierigkeiten. Auch die im Medizinbereich so wichtige Chargenverfolgung ließ sich nicht ohne Weiteres realisieren.“ Die Zuverlässigkeit der Daten und Prozesse hingen im Wesentlichen davon ab, welche Mitarbeiter dafür verantwortlich waren. Das Fehlerrisiko war hoch. Der Wissensaustausch zwischen Mitarbeitern und Abteilungen funktionierte nur, wenn alle Beteiligten anwesend waren. Der ohnehin eingeschränkte Zugang zu relevanten Informationen wurde durch die Zeitverschiebung im internationalen Geschäft zusätzlich reduziert.

Software ist eine Frage des Vertrauens

Doch schon bald sollte A2J davon profitieren, Teil eines größeren Konzerns zu sein: Bereits kurz nach der Übernahme startete die LAP-Gruppe ein IT-Projekt, um die vorhandenen ERP-Systeme zu vereinheitlichen. Künftig sollten alle Konzerngesellschaften mit der neuesten Version von Microsoft Dynamics NAV arbeiten. Für A2J war das ein Glücksfall, denn das Unternehmen konnte schnell von moderner Microsoft-Technologie profitieren, ohne ein eigenes Projekt auf die Beine zu stellen. Mit der Umsetzung in Frankreich wurde Anaïs Roy betraut, die bei der Wahl des lokalen Softwarepartners freie Hand hatte.

Nach einer gründlichen Recherche entschied sie sich für COSMO CONSULT Frankreich: „Ein entscheidender Punkt war für uns die kurze Reaktionszeit und die von Anfang an vertrauensvolle Zusammenarbeit. Das ist bei IT-Projekten besonders wichtig, da hier der Erfolg vom Teamwork aller Beteiligten abhängt.“ Ein weiterer wichtiger Punkt betraf die räumliche Nähe: Die Fahrtzeit zwischen den Standorten beider Unternehmen betrug lediglich eine knappe halbe Stunde. Später erfuhr man, dass die COSMO CONSULT-Gruppe auch in Deutschland den Zuschlag für das Projekt erhielt.

Nah am Programmstandard

Nach dem Startschuss zum Projekt galt es zunächst, die neue Unternehmenssoftware auf die besonderen Anforderungen und Rahmenbedingungen bei A2J zuzuschneiden – etwa in Bereichen wie Einkauf, Vertrieb, Lagerverwaltung oder Produktion. Ebenso war die begrenzte Mitarbeiterverfügbarkeit bei der Projektplanung zu berücksichtigen. Um möglichst nah am Programmstandard zu bleiben, analysierte das Projektteam – dem auch drei Mitarbeiter von A2J angehörten – zunächst die vorhandenen Prozesse und verglichen diese anschließend mit Microsoft Dynamics NAV. Ziel war es, Anpassungen zu begrenzen, um möglichst schnell von den effizienten Prozessen des neuen ERP-Systems zu profitieren. Für die erforderlichen Änderungen entwickelte man zuerst Prototypen, gewann so einen raschen Eindruck vom Gesamtsystem und konnte damit die finale Konfiguration zügig festlegen. Auf diese Weise gelang es, die Geschäftsprozesse vollständig abzubilden, ohne hierfür eigens Erweiterungen zu entwickeln. Parallel hierzu integrierte das Projektteam die bestehenden Analysestrukturen des Konzerns und vorhandene Dokumentvorlagen, etwa für Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen. Damit sparte man zusätzlich Zeit und Kosten.

Mehr Transparenz und effizientere Prozesse

Obwohl die IT-Abteilung der LAP-Gruppe mit einer Laufzeit von rund neun Monaten rechnete, gelang es COSMO CONSULT, das Vorhaben in nur vier Monaten termingerecht umzusetzen. Seitdem profitiert A2J von deutlich mehr Transparenz und effizienten, teils automatisierten Arbeitsabläufen:

  • Hoher Datenschutz: Mithilfe von Benutzerechten lässt sich Bewegungsspielraum jedes Mitarbeiters exakt auf das jeweilige Arbeitsgebiet zuschneiden. Damit sind sensible betriebliche Informationen besser vor unberechtigten Zugriffen geschützt.
  • Direkter Informationszugang: Heute können die Mitarbeiter von A2J unabhängig von Ort und Endgerät auf Informationen aus dem ERP-System zurückgreifen. Ändern sich etwa Produktpreise, müssen keine neuen Preislisten erstellt und verschickt werden.
  • Mehr Zeit: Relevante Informationen sind per Mausklick verfügbar, ohne dass Mitarbeiter recherchieren oder nachfragen müssen. So bleibt mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.
  • Moderne Arbeitsmodelle: Der flexible Informationszugang unterstützt moderne Arbeitsmodelle wie etwa Home-Office. Mitarbeiter müssen nicht mehr zwangsweise vor Ort sein, um ihre Arbeit zu erledigen. Dadurch ist es für A2J einfacher, neue Kollegen zu integrieren.
  • Sichere Prozesse: Unternehmensweit einheitliche Geschäftsprozesse minimieren das Fehlerrisiko.
  • Schnelles Einarbeiten: Viele Mitarbeiter sind mit Microsoft-Anwendungen wie Microsoft Office 365 oder Microsoft Skype vertraut und können sich daher schnell in Microsoft Dynamics NAV einarbeiten.
  • Weniger Buchhaltung: Dank effizienter Prozesse und transparenter Auswertungen sank der Bedarf an externen Dienstleistungen, etwa im Bereich der Finanzbuchhaltung. Gleichzeitig gelang es, Steuer- und Finanzprüfungen deutlich zu vereinfachen. Gleichzeitig erfüllt die Unternehmenssoftware alle nationalen und internationalen Vorgaben.
  • Beste Qualität: Für Hersteller medizinischer Geräte wie A2J ist das Qualitätsmanagementsystem (QMS) von zentraler Bedeutung. Um die rechtlichen Vorschriften zu erfüllen, ist A2J ISO 13485-zertifiziert. Microsoft Dynamics NAV entspricht den strengen Vorgaben der Norm.
  • Besserer Kundenservice: Bei Kundenanfragen stehen den A2J-Mitarbeitern alle relevanten Informationen – etwa zu Warenbeständen – zur Verfügung, sodass sie sofort auskunftsbereit sind.
  • Transparentes Reporting: Mit Einführung von Microsoft Dynamics NAV ließ sich das Berichtswesen konzernweit vereinheitlichen. Dadurch profitiert das Unternehmen von automatisch generierten Berichten und einem 360°-Grad-Blick auf die aktuelle Geschäftstätigkeit. Das vereinfacht auch die strategische Unternehmensplanung.

Sprungbrett in die Zukunft

Die Einführung von Microsoft Dynamics NAV ist für A2J ein deutlicher Schritt nach vorn, meint Anaïs Roy: „Dass wir binnen kürzester Zeit einen Zugang zur Software gefunden haben, eröffnet uns allerbeste Entwicklungsmöglichkeiten für die Zukunft – und vereinfacht die weitere Integration in die LAP-Gruppe.“ Nun sei Microsoft Dynamics NAV der Dreh- und Angelpunkt für den weiteren Systemausbau und ebnet damit auch den Weg für eine umfassende digitale Transformation.

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