Was ist Microsoft 365 und was bringt es für mein Unternehmen?

Seit einigen Jahren gibt es nun schon die Produktpalette Microsoft 365 von Microsoft. Die Palette versammelt unterschiedliche Produkt von Microsoft in einem Cloud-basierten System. Bernhard Rastorfer hat sich Gedanken rund um die Produktpalette gemacht. Eine kritische Auseinandersetzung mit einem umfangreichen Produktangebot der Microsoft:

Zu Beginn eines solchen Artikels stellt sich natürlich die Frage wo man bei einem so komplexen Produktportfolie wie Microsoft 365 starten soll. Als bekennender Pragmatiker möchte ich beim auffälligsten und missverständlichsten Teil starten, nämlich dem Namen. Ich bin ja der Meinung, dass der anfängliche Name Office 365 nicht falscher gewählt hätte werden können. Jahrzehntelang gab es schon das Produkt Microsoft Office und jeder, der schon einmal einen Brief am PC geschrieben hat, weiß was der Begriff bedeutet: Word, Excel, PowerPoint, die wohl meistverwendete Business-Software auf der Welt. Mit der Einführung der Cloud Variante von Office wurde die Zahl 365 zum Namen hinzugefügt. Office 365 war damit die Cloud Variante von Office und im Laufe der Zeit wurden immer mehr Funktionen zu Office 365 hinzugefügt, auch Teams – ein mächtiges Zusammenarbeitstool. Mit den klassischen Office Produkten hatte das bald nicht mehr viel zu tun.  

Nun, im Jahr 2022, ist sich Microsoft dem bewusst geworden und hat den Namen erneut geändert. Aber es wurde kein neuer Name erfunden, sondern Microsoft 365 gewählt. Damit sollte wohl klar gemacht werden, dass es sich bei den Tools, die in dem Produkt enthalten sind, um mehr als klassische Office Tools handelt – aber wirklich klarer wird das Thema meiner Meinung dadurch nicht.

Lassen wir den Begriff mal bei Seite und wenden wir uns der Strategie von Microsoft in Bezug auf Microsoft 365 zu: Microsoft hat mit Microsoft 365 eine Plattform geschaffen, die es Unternehmen aller Größen ermöglicht ihre Prozesse an einem zentralen Ort abzubilden. Die Produkte, die wir jahrelang als Office gekannt haben, spielen hier nur eine sehr nebensächliche Rolle und können in einzelnen Paket-Angeboten aktiviert werden. 

Zusammengefasst: Microsoft 365 ist eine Ansammlung von Microsoft Produkten und Services, die ohne darunterliegende Infrastruktur beim Kunden betrieben werden können. Daher bin ich der Meinung, dass „Microsofts Bauchladen“ viel besser als Name geeignet gewesen wäre. Es liegt wohl am fehlenden englischen Begriff für einen Bauchladen, dass der Name nicht gewählt wurde. 

Die dahintersteckende Strategie ist denkbar einfach: Ein in Microsoft 365 registrierter Kunde hat die Möglichkeit ohne viel Aufwand mit Basisfunktionen wie E-Mail und (echte) Office Programme zu starten. Binnen Stunden ist man somit in Microsoft 365 produktiv. Über das Microsoft 365 Portal können nun sehr einfach und schnell neu Programme und Services dazu genommen werden. Sie brauchen ein CRM-System zum Verwalten Ihrer Kundenbeziehungen? Klar haben wir! Einen SharePoint-Server zur Zusammenarbeit und zum Teilen von Dokumenten? Kein Problem! Ein E-Mail-Postfach für Ihren Innendienst? Nichts leichter als das!

Die monatliche Verrechnung auf Benutzerebene ermöglicht schnell auf geänderte Rahmenbedingungen, wie neue Mitarbeiter*innen im Unternehmen oder zusätzliche Niederlassungen zu reagieren. Wie schon von Plattformen wie Facebook, Twitter und Co. bekannt, werden auch Updates und neue Funktionen automatisch an alle Kunden verteilt. Veraltete Software und Oberflächen gehören somit der Vergangenheit an.

Werfen wir einen Blick auf die in Microsoft 365 enthaltenen Produkte. Wundern Sie sich nicht, wenn Sie nicht alle Produkte kennen, viele der Produkte haben auch mir beim ersten Lesen nichts gesagt:

Neben den bekannten Office-Produkten und -Funktionen für Mail-Aufgaben und Kontaktverwaltung finden sich noch zahlreiche andere Tools, auf die wir im Laufe dieser Blog-Reihe eingehen und die Funktionen und Vorteile genauer erläutern werden.

Würde man sich tatsächlich nur auf die bekannten Office-Programme wie Word, Excel und PowerPoint beziehen wäre der Nutzen von Microsoft 365 gering. Der einzige Unterschied zum klassischen Office liegt in der Lizenzierung. Statt ein „Packerl“ mit der Aufschrift Office zu kaufen und ins Regal zu stellen, mietet man nun die Office-Programme um einige Euros pro User und Monat und hat dadurch immer das Recht auf die neueste Office-Version upzugraden. 

Der wirkliche Nutzen liegt in der Flexibilität, mit der man sich an neue Gegebenheiten im Geschäftsalltag anpassen kann. Fachabteilungen und deren Benutzer*innen sind es privat gewohnt schnell und unkompliziert Apps aus diversen Appstores herunterzuladen und damit sofort produktiv zu sein. Und im Business? Monatelanges Warten auf neue Funktionen oder Programme, die den Alltag einfacher machen. Kein Wunder, dass die kostenlose (und damit nicht businesstaugliche) Version von Dropbox einen Durchdringungsgrad von über 30% am österreichischen Firmenmarkt hat. Ziel eines Unternehmens muss es sein im Sinne einer Weiterentwicklungsstrategie die Anforderungen der Mitarbeiter an ein modernes Arbeitsumfeld schnell und zufriedenstellend abzudecken und dabei kann Microsoft 365 ein wichtiger Bestandteil sein. 

Wir bei COSMO CONSULT sehen in Microsoft 365 DIE Möglichkeit die althergebrachten IT-Systeme zu entstauben und durch schnelle, standardnahe Umsetzungen von Anforderungen mit dem Bauchladen Microsoft365 zu ermöglichen. Durch die Betriebsart in der Online Umgebung von Microsoft fallen Anforderungen an Infrastruktur, Skalierung und Betrieb weg und müssen im Vorfeld nicht weiter evaluiert werden.