Wie Sie einen neuen Artikel ins Leben rufen und alle beteiligten Mitarbeiter auf dem „Status Quo“ halten

Wir möchten Ihnen einen Einblick bieten, wie ein ERP-System Abläufe in Ihrem Betrieb vereinfachen kann. Zunächst, als passende Einleitung, die Struktur unserer Aufgabenverwaltung:

Zu Beginn haben wir die Aufgaben, welche in Gruppen zusammengefasst werden. Diese Aufgabengruppen werden einem Artikel zugewiesen und gehören anschließend abgearbeitet.Die jeweiligen Aufgaben können Personen und Abteilungen zugeteilt werden. Für jede Aufgabe kann ein individuelles Fälligkeitsdatum hinterlegt werden. Wenn die Aufgaben abgearbeitet sind, ist die Aufgabengruppe fertig. Dadurch wird ein Artikel oder eine Variante freigegeben. Der Artikel oder die Variante ist demnach produktionsreif.

Wo finden wir die Aufgabenverwaltung?

Die komplette Aufgabenverwaltung ist in den freigegebenen Produkten bei den Artikeln und Varianten zu finden, nach denen die Aufgaben gefiltert werden können. Wir sehen die Aufgabenverwaltung unter anderem auch auf der Sales Line, wo alle Aufgaben in einem eigenen Tab sichtbar sind. Außerdem finden wir sie in der Übersicht der Produktionsaufträge und seit Kurzem ist die Aufgabenverwaltung überdies in der Ressourcenplanung verfügbar.

Woher kommt die Aufgabenverwaltung?

Unsere Projekte haben viel Einfluss auf unsere Aufgabenverwaltung. In Bezug darauf ist der gängige Terminus der Industrie, das sogenannte „PrePress Cockpit“, relevant. Hier wird der Weg eines Artikels bis zur Produktionsfreigabe abgebildet und verwaltet. Die Aufgaben der Artikel werden so weit abgehandelt, bis er produziert werden kann. Dabei treffen wir auf verschiedene Herausforderungen wie beispielsweise, dass einige Teile bestellt oder geprüft werden müssen und dass der Kunde und diverse Abteilungen miteinbezogen werden müssen. Beispiele für diese Bereiche sind die Lithografie oder die CAD-Abteilung. Werkzeuge müssen eventuell bestellt oder selbst produziert werden, das Design muss freigegeben und die Verfügbarkeit von Rohmaterial geprüft werden. Dies sind Beispiele für frei definierbare Aufgaben, die in der Aufgabenverwaltung erstellt werden können.

Die verschiedenen Personen oder Abteilungen müssen bestätigen, dass die von Ihnen zu erledigenden Schritte abgearbeitet wurden. Wenn alle Aufgaben erledigt sind, kann der neue Artikel produziert werden und ist ab sofort mit einem grünen Punkt gekennzeichnet.

Unsere Aufgabenverwaltung zeichnet sich durch ihre Dynamik und Flexibilität aus. Eine Aufgabe kann in unterschiedlichen Gruppen vorhanden sein. Das heißt beispielsweise, dass eine Kundenfreigabe in 15 Aufgabengruppen vertreten sein kann. Einem Artikel oder einer Variante kann also eine Aufgabengruppe zugeteilt werden, somit ist diese Gruppe entweder artikel- oder varianten-geführt.

Was passiert, wenn eine Aufgabe nicht abgearbeitet ist?

Es gibt im System eine Vielzahl an Möglichkeiten. Aufgaben die vom Verkauf, über die Einplanung bis zur Erstellung eines Produktionsauftrags reichen, sind ausführbar, obwohl diese Aufgaben noch einen roten Punkt besitzen. Die Freigabe des Produktionsauftrags ist jedoch noch nicht möglich. Solange der Artikel noch offene Aufgaben enthält, kann er nicht produziert werden. Hier stoppt das System den Prozess und lässt keine Freigabe zur Produktion zu. Dieser Punkt, an dem die offenen Aufgaben eine Fehlermeldung auslösen, wird auch „Breakpoint“ genannt.  

Welche Idee steckt hinter der Aufgabenverwaltung?

Der Hintergedanke der Aufgabenverteilung ist, dass Personen und Abteilungen, die normalerweise nicht im ERP-System vorhanden sind, in den Prozess integriert werden können. In der Regel sind mechanische Werkstätten, wie beispielsweise die Erzeugung von Druckplatten oder Werkzeugen nicht im ERP-System eingebunden. Mit der Integration solcher Arbeitsvorgänge und deren Output, ist es möglich Transparenz und Übersichtlichkeit in das System zu bringen.

Die Inklusion dieser Schritte ermöglicht es auch die Information über diese Handlungen zu tracken. Wir sehen dadurch welche Abteilung oder Person, an welchem Datum, um wie viel Uhr den Schritt als „bestätigt“ gemeldet hat. Die Informationen und Daten können in weiterer Folge verarbeitet und mit verschiedenen Bereichen, wie Produktion, Planung, Verkauf oder Arbeitsvorbereitung geteilt werden. Wir sehen somit den „Status Quo“ in Bezug auf zu erledigende Aufgaben.

Die Aufgabenverwaltung hatte es bereits seit einiger Zeit gegeben, jedoch im Vergleich zum aktuellen Umfang nur in kleiner Ausführung. Wir in der COSMO CONSULT haben in unsere Aufgabenverwaltung im ERP-System, insbesondere letztes Jahr, viel Zeit und Energie investiert und sie erweitert, damit sie vielseitiger und flexibler verwendet werden kann. Damit ermöglichen wir Ihnen produktiver zu arbeiten und Artikel rascher in den Produktionsstart zu schicken.