Wie Sie Projekte professionell strukturieren

Die Komplexität und Dynamik vieler Projekte ist in jüngster Vergangenheit laufend gewachsen. Gleichzeitig nimmt auch die Zahl der Projektbeteiligten stetig zu. All dies erfordert eine von Anfang an gut strukturierte Projektplanung, die ohne Einsatz professioneller Softwaretools kaum steuerbar ist.

In diesem Blogbeitrag stellen wir die einzelnen Elemente der IT-gestützten Projektplanung genauer vor.

1. Der Projektstrukturplan
2. Die Ergebnisplanung
3. Die Ablauf- und Terminplanung
4. Die Ressourcen- und Kapazitätsplanung
5. Das Projektcontrolling

Ein Projekt ist laut Definition etwas Einzigartiges. Dennoch muss man den Projektstrukturplan nicht ständig neu erfinden – zumindest nicht, was die grobe Struktur angeht. Vorausgesetzt, Sie arbeiten mit Projektvorlagen. Diese gewährleisten zudem, dass die Analyse und Auswertung des Projektportfolios – zum Beispiel mit einem BI-Tool – problemlos durchführbar ist.

Das, was ein Projekt so einzigartig macht, beginnt bereits mit der Ausarbeitung der Projektstückliste für die Fertigung von Maschinen und Anlagen sowie der einzelnen Baugruppen im Projektstrukturplan. Dabei kann auf Stammstücklisten und einzelne Artikel aus dem Artikelstamm zurückgegriffen werden, die optimalerweise auch die Voraussetzung für die Ergebnisplanung erfüllen: Einkaufskonditionen und Einstandspreise.

Durch den Einsatz von Unternehmensressourcen wie Artikel oder Dienstleistungen ergibt sich die Ergebnisplanung fast automatisch aus dem Projektstrukturplan. Die zu erwartenden Erlöse und Deckungsbeiträge werden dabei über die klassische Zuschlagskalkulation mit oder ohne Kalkulationsschema und Aufschlägen für die verschiedenen Kalkulationsgruppen berechnet. Auf Basis dieser Budgetplanung können Sie

• Projektangebote kalkulieren
• das Projektcontrolling aufsetzen und
• Projekte abrechnen.

Projektplaner und Projektcontroller müssen sich somit keine Gedanken über Stundensätze oder Einkaufspreise machen. Eine Ausnahme sind indes spezielle Kauf- oder Fremdfertigungsteile, für die projektindividuelle Preise anzufragen sind. Dank unserer integrierten Lösung können Ihre Mitarbeiter direkt aus dem Projekt heraus Anfragen an die Einkaufsabteilung stellen, ohne den sonst üblichen Abstimmungsaufwand.

Neben der Planung von Kosten und Erlösen leistet die Ablauf- und Terminplanung einen gewichtigen Beitrag zum Projekterfolg. Dabei werden zunächst die einzelnen Planungsprozesse aus der Projektstruktur abgeleitet. Sie sind die Basis, um anschließend die verschiedenen Prozessschritte und deren zeitliche Dauer zu definieren. Diese lassen sich dann über Vorgängerbeziehungen miteinander verknüpfen und können so über Einschränkungen gesteuert und neu terminiert werden. Dabei sollte man zunächst festlegen, ob zum frühesten – also, beginnend vom Startdatum vorwärts – oder spätesten Zeitpunkt – also, beginnend mit einem Enddatum rückwärts – geplant wird. Mit Meilensteinen lässt sich das Terminmanagement weiter verbessern. Diese dienen dann auch als Basis für die Projektabrechnung.

Jede Ressource besitzt eine bestimmte Kapazität, abhängig vom jeweiligen Arbeitszeitmodell. Die vorhandene Kapazität ist die Basis der Ressourcenplanung. Die entscheidende Frage lautet dabei: Welche Ressource ist für welches Projekt in welchem Umfang zu welchem Zeitraum verplant? Dies lässt sich nur dann richtig beantworten, wenn die Ressourcen durchgängig geplant werden. Dabei sollte man allerdings nicht vergessen, dass neben der Projektarbeit das Tagesgeschäft meist weiterläuft und zudem Abwesenheiten wie Urlaub oder Weiterbildung zu berücksichtigen sind. Die für die Projektarbeit tatsächlich verfügbare Kapazität, könnte also durchaus geringer ausfallen.

Unsere Branchenlösung cc|project zeigt Ihnen auf einem Blick, ob ein Mitarbeiter überplant ist oder noch freie Kapazitäten hat.

Sie möchten wissen, wie viel Kosten bereits aufgelaufen sind und was vom Budget noch übrig ist? Und das am besten je Baugruppe? Kein Problem. Bei der integrierten Projektplanung werden sämtliche Kosten direkt auf das Projekt gebucht: sei es die Stundenerfassung der Projektmitarbeiter, Einkaufsrechnungen oder Reisekostenabrechnungen. Die Informationen stehen damit unmittelbar nach der Buchung für weiterführende Analysen zur Verfügung. Das bedeutet, Ihre Mitarbeiter können jederzeit auf sämtlichen Detailebenen auf die aktuellsten Daten zugreifen. Sie erkennen also frühzeitig, wie hoch die bisher angefallenen Kosten sind und ob das Kostenbudget ausreicht – bezogen auf das gesamte Projekt, auf eine Anlage, eine Baugruppe und sogar für einzelne Kaufteile oder geplante Arbeitspakete.

Projektleiter sind damit in der Lage, frühzeitig Abweichungen zu erkennen, Gegenmaßnahmen einzuleiten und darauf im Projektstatusbericht hinzuweisen.

Wie planen Sie Ihre Projekte? Sind Sie in allen Phasen gut aufgestellt oder sehen Sie noch Optimierungsbedarf? Lassen Sie sich von unserem erfahrenen Industriemanagement beraten. Vereinbaren Sie noch heute einen Termin mit Alexander Lang und diskutieren Sie mit ihm ihre individuelle Situation.

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