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Alles hat ein Ende, nur Projekte nicht?

Peter Burghardt15.12.2017

Alle sind glücklich und stolz! Es ist geschafft, die Software ist in Betrieb. Das Projektteam und der Kunde haben den Go-Live überstanden. Langsam läuft alles wieder in geordneten Bahnen. Durchatmen ist angesagt. Wenn da nicht noch etwa 1000 Dinge zu erledigen wären.

Ein Projekt abzuschließen ist oft schwieriger als es zu starten. Wie sieht die typische Situation bei Projektende aus? Die Software ist live, aber es gibt noch eine Menge kleiner Punkte, die vor dem Go-Live verschoben wurden, weil sie nicht wichtig waren und dann waren da noch die paar kleinen Fehler – minor bugs, die man ja nach dem Go-Live beheben wollte. Die Software komplettieren ist recht schnell erledigt. Aber die Bugs beheben kann in einer Endlosschleife enden.

Hilfe! Der Auftragnehmer will das Projekt abschließen!

Mit dem Projektabschluss geht in der Regel auch die Projektabnahme einher. Und da liegt der Hund oftmals begraben. Es gibt eine lange Liste an Bugs, die behoben werden sollen. Diese wird mit dem Kunden akkordiert und es wird vereinbart, wann die Bugs – entsprechend ihrer Dringlichkeit – behoben werden. Meistens passiert dann Folgendes: Bugs werden behoben und der Kunde kontrolliert dies im System. Dabei findet er neue Bugs, die er auch behoben haben möchte. Anstatt dass die Liste der Bugs kürzer wird, ist sie wieder länger geworden. Ich kann Ihnen versichern, dieser Zustand ist für beide Seiten nicht sehr zufriedenstellend.

Meistens sind diese neuen Bugs neue Funktionen oder Optimierungen, oder Bugs á la „war doch klar, dass das so funktionieren muss“. Warum dies erst jetzt sichtbar wird, liegt meist an der Angst, dass der Auftragnehmer nach Projektabnahme einfach weg ist und der Auftraggeber auf den Bugs sitzen bleibt. Aber auch Software unterliegt einer Gewährleistungspflicht, welche jedoch im Projektvertrag geregelt werden kann. Außerdem sind die meisten Auftragnehmer daran interessiert länger mit dem Auftraggeber zusammen zu arbeiten.

Es könnte aber auch sein, dass die Enduser nicht ganz mit der Software zufrieden sind und deshalb immer wieder neue Funktionen und Optimierungen gemeldet werden. Diese Situation tritt auf, wenn es während des Projekts kein oder nur minimales Change Management gegeben hat.

Das Resultat aus beiden Situationen ist, dass das Projekt verschleppt wird, sich die Motivation und Zufriedenheit bei Auftraggeber und -nehmer langsam verabschieden, die Kosten steigen und das Projekt irgendwann schleichend versandet.

Projektabschluss ohne Schmerz

Dabei ist es eigentlich recht einfach einen guten Projektabschluss hinzukriegen. Am Besten ist es, wenn frühzeitig mit der Vorbereitung des Projektabschlusses begonnen wird und frühzeitig kann hier auch schon der Projektstart sein. Nämlich in der Form, dass darüber gesprochen wird, wie die Projektabnahme und der Projektabschluss laufen wird. Hier kann auch auf die vertraglichen Regelungen aufmerksam gemacht werden. Je früher man mit der Vorbereitung beginnt und je öfter das Thema besprochen wird, desto weniger ungewiss ist dann der Projektabschluss.

Wird im Projekt ein effektives Change Management eingerichtet, wird der Widerstand in der Organisation nicht nur geringer, was den Projektabschluss erleichtern sollte, sondern die Kraft des Widerstandes kann in eine produktive Kraft umgelenkt werden.

Ok, einen gewissen Schmerz kann der Projektabschluss haben

Das liegt dann aber meistens nicht an der inhaltlichen oder vertraglichen Situation sondern wie intensiv die Abschlussfeier war. In der heutigen Zeit werden Projektfeiern gerne eingespart – kosten ja nur, bringen nix. Die Realität zeigt das Gegenteil. Ein Team arbeitet an einer Sache, schafft gemeinsam eine komplexe und nicht triviale Aufgabe. Wenn es erfolgreich ist, dann möchte es diesen Erfolg auch feiern. Jeder kennt das. Hat man es geschafft eine Diät zu machen, gönnt man sich danach ein Steak oder ein großes Stück Torte. Danach hat man sich gut gefühlt, man hat sich belohnt. Bei Projektteams ist es nicht anders. Diese möchten sich auch für die getane Arbeit belohnen. Wahrscheinlich haben sie dafür auch Überstunden gemacht.

Eine Projektabschlussfeier ist auch wichtig, um das soziale Gefüge des Projekts aufzulösen und einen Schlussstrich zu ziehen. Das Projekt ist immerhin vorbei und das Projektteam wird in dieser Konstellation nicht mehr zusammenarbeiten.

Sollte das Projekt nicht so gute Erinnerungen bieten, dann kann man mit dem Feiern auch die Erinnerung löschen. Aber das muss ja zum Glück nicht immer so sein.

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Da dies der letzte Beitrag unserer Blogserie 2017 war, wünsche ich allen Lesern frohe Weihnachten, eine ruhige Zeit und ein guten neues Jahr.

Vielleicht sehen wir uns ja beim Training im Jänner 2018!

Mehr zur Lösung

Wenn Sie mehr erfahren wollen zum Thema Projektabschluss, steht Ihnen Peter Burghardt gerne zur Verfügung!

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Über den Autor: Peter Burghardt

Peter Burghardt ist Project Manager für ERP- und CRM-Projekte am COSMO CONSULT-Standort Wien (vormals FWI Gruppe). Mehrjährige Erfahrung als Projektleiter in ERP- , Infrastruktur- und SharePoint-Projekten. Erfahrung in der agilen Softwareentwicklung als Certified Scrum Product Owner mit Verantwortung für die Weiterentwicklung von CRM-Systemen und ist Certified Scrum Master. Studium an der Fachhochschule des BfI Wien, Studiengang Projektmanagement und IT. 

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