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Produkt des Monats - Januar 2019: Microsoft Flow

Björn Lorenz09.01.2019

Wenn eine bestimmte Aktion in einer Software oder einem Cloud-Dienst eine weitere Aktion in einer anderen Umgebung auslösen soll, dann waren hierfür bislang eine komplizierte Schnittstelle oder eine teure Individualprogrammierung erforderlich. Heute gibt es den Automatisierungsdienst Microsoft Flow. Flow entlastet Sie von wiederkehrende, plattformübergreifende Routinetätigkeiten und schafft Raum für kreative Tätigkeiten wie etwa Konzeption oder Planung. Das gelingt mit automatischen Workflows, die mit wenigen Handgriffen mehrere Anwendungen miteinander verknüpfen. Microsoft Flow funktioniert nach dem IFTTT (If this, than that)-Prinzip: Ein bestimmtes Ereignis – etwa eine eingehende E-Mail oder ein geändertes Dokument – setzt automatisch ein oder mehrere Folgeereignisse in Gang. Mit solchen Arbeitsabläufen können Sie Genehmigungsprozesse festlegen, Benachrichtigungen auslösen oder Daten standardmäßig an einem bestimmten Ort speichern. Damit möglichst viele Mitarbeiter von Ihren Ideen profitieren, lassen sich neue Workflows für das gesamte Unternehmen bereitgestellt. Da Microsoft Flow auf dem PC und mobilen Endgeräten läuft, können Sie Ihre Einfälle gleich ausprobieren, egal ob Sie im Büro sitzen oder gerade unterwegs sind.

Schneller Einstieg über Vorlagen

Um Programme und Cloud-Dienste mit Microsoft Flow zu verknüpfen, müssen diese Applikationen den Automatisierungsdienst unterstützen. Inzwischen gibt es nicht nur für alle Apps unter Microsoft Office 365 entsprechende Konnektoren, sondern auch für eine steigende Zahl von Drittanbieter-Lösungen wie Youtube, Google, Twitter oder Dropbox. Microsoft veröffentlicht hierzu laufend eine aktualisierte Übersicht. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, führt der einfachste Start über die vielen vordefinierten Vorlagen, die sich individuell anpassen lassen. Nach kurzer Einarbeitung kann man auf ebenso einfache Weise auch komplett neue Workflows erstellen.

Wie so etwas in der Praxis funktioniert, demonstrieren wir in einem kurzen Video: In unserem Beispiel identifiziert ein automatisierter Workflow per E-Mail eingehende Aufträge und veröffentlicht die jeweiligen Anhänge in einer SharePoint-Bibliothek. Für den jeweils zuständigen Vertriebsmitarbeiter wird dabei automatisch eine neue Aktivität in der Aufgabenliste unter Outlook erstellt. Auf diese Weise entfallen gleich mehrere manuelle Arbeitsschritte.

Entlastung bei Routinetätigkeiten

Microsoft Flow trägt mit automatisierten Prozessen dazu bei, einen zunehmend dichteren Arbeitsalltag zu bewältigen. Vor allem wiederkehrende Aufgaben lassen sich mit dem Tool zeitsparend und effektiv automatisieren. Dabei darf man allerdings nicht vergessen, dass Microsoft Flow lediglich Standardabläufe nach vorgegeben Muster wiederholt. Selbstständige Entscheidungen trifft die Lösung nicht. Genügend Ansatzpunkte für automatisierte Arbeitsprozesse dürfte es dennoch in jedem Unternehmen geben, zumal Microsoft Flow eine Brücke zwischen lokal gespeicherten Daten und modernen Cloud-Diensten schlägt. Wir von COSMO CONSULT unterstützen Sie – von der Ideenfindung bis hin zur finalen Ausführung. Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail.

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