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Ihr digitales Qualitätsmanagement-Handbuch

Andreas Eckstein
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Blog

Im internationalen Wettbewerb setzen Unternehmen vor allem auf den Faktor „Qualität“. Uns von COSMO CONSULT ist es besonders wichtig, dass Lösungen an Ihre Bedürfnisse angepasst sind.

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ISO 9001

Das Qualitätsmanagement-Handbuch ist Bestandteil der ISO 9001 und somit Teil der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems. Es bildet die wichtigsten Prozesse eines Unternehmens ab und beinhaltet Schnittstellen & Wechselbeziehungen. Somit schafft es einen strukturierten Überblick über die Prozesse und dokumentiert Vorgaben und Absichten der Geschäftsführung zur Erhaltung und Verbesserung der Qualität.

Wie sieht Ihr QM-Handbuch aus?

Sie möchten Ihr Qualitätsmanagement-Handbuch und weitere Management-Handbücher Ihres Unternehmens digital abbilden und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess dokumentieren? Neben dem Dokumenten- und Workflowmanagement beinhaltet unsere Qualitätsmanagement-Lösung alle Funktionalitäten zur Abbildung Ihres Qualitätsmanagement-Handbuches. Das integrierte System sorgt für Qualität nach den Bestimmungen der ISO 9001.

Qualitätsansprüche Ihrer Mitarbeiter

Für die Mitarbeiter ist es wichtig, dass sie schnell und einfach auf die aktuell gültigen Prozesse und Dokumente, wie z. B. Arbeits- und Verfahrensanweisungen, Vorlagen, etc. zugreifen können. Die Lösung unterstützt die Benutzerführung durch eine integrierte Prozesslandkarte mit der Navigation in die einzelnen Teil-Prozesse. Die Prozesslandkarte, sowie die einzelnen Prozesse selbst, können aus einer bestehenden Modellierung übernommen oder mittels Microsoft Visio erstellt und eingebunden werden. Der Einstieg ist auch über den Prozessbaum und direkt auf die gültigen Dokumente möglich.

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Automatisierung in der Dokumentbearbeitung

Im Bereich der Dokumentbearbeitung, auf den in der Regel nur die Prozess- und Freigabeverantwortlichen und der QMB (=Qualitätsmanagementbeauftragte) des Unternehmens Zugriff haben, wird für jedes Dokument automatisiert eine Akte angelegt. In dieser erfolgt die Dokumentation aller relevanten Daten:

  • Dokument-Informationen und Vorlage (Dokumenttyp und -titel, Vorlagennummer und -titel)
  • Kategorien, d. h. Zuordnung zu Mandanten und Unternehmensbereichen sowie Prozessen und Unterprozessen
  • Revisions-Informationen wie z. B. die Revisions-Nummer des Dokuments und dessen Gültigkeitsdauer sowie Publikationsform, Revisionsgrund und -änderung
  • Zugriffssteuerung (Berechtigungen)
  • Informationen zu gestarteten und abgeschlossenen Workflows inkl. der einzelnen Workflow-Aufgaben
  • Ungültige Dokumente (vorherige Revisionen des Dokuments) und Anlagen
  • Änderungsanträge

Die oben genannten Daten und die daraus resultierenden Ansichten und Formulare lassen sich flexibel an die individuellen Anforderungen anpassen. Ebenso lassen sich unternehmensspezifische Vorlagen beispielsweise für Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen und Prozessbeschreibungen integrieren.

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Qualität liegt Ihnen am Herzen?

Mit unserer Qualitätsmanagement-Lösung haben Sie alles im Überblick. Angepasst an steigende Anforderungen, ganz flexibel und gepackt mit wertvollen Funktionen.

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Dokumente und dazugehörige Workflows

In der Qualitätsmanagement-Lösung sind bereits Prüf- und Freigabe-Workflows zur Dokumentenlenkung integriert. Die Dokumente werden im Freigabe-Workflow über mehrere Stufen, z. B. der inhaltlichen und formalen Prüfung, veröffentlicht. Mit der Veröffentlichung steht das dann gültige Dokument im Qualitätsmanagement-Handbuch allen Nutzern zur Verfügung. In der Akte des Dokumentes werden alle notwendigen Revisionsinformationen, Status des Workflows und der Workflow-Aufgaben sowie die ungültigen Dokumente automatisch aktualisiert. Im Bereich der Dokumentbearbeitung wird der Status der Akten farblich gekennzeichnet.

Zur Aktualisierung von Dokumenten können diese zur Bearbeitung ausgecheckt werden. Dabei bleibt das gültige Dokument im Qualitätsmanagement-Handbuch verfügbar. Mit Freigabe der Änderungen, über den Freigabe-Workflow, wird das Dokument mit dem gültigen ersetzt und die entsprechenden Änderungen in der Akte dokumentiert.

Zur sofortigen Entfernung eines Dokumentes aus dem Qualitätsmanagement-Handbuch wird dieses mittels eines Workflows außer Kraft gesetzt. Es steht dann den Nutzern nicht mehr zur Verfügung und kann durch den Verantwortlichen überarbeitet und in die Freigabe gegeben werden.

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Für die Freigabestufen können entsprechend verantwortliche Benutzer oder Benutzergruppen festgelegt werden. Diese erhalten die generierten Workflow-Aufgaben mit einer Benachrichtigung zur Bearbeitung zugewiesen. Bei der Bearbeitung der Aufgabe werden dem Benutzer alle erforderlichen Informationen übersichtlich dargestellt und in Abhängigkeit des Workflow-Schritts mögliche Aktionen (z. B. Weitergabe, Ablehnung, Veröffentlichung) angeboten.

In der Qualitätsmanagement-Lösung sind neben den SharePoint Standard-Funktionalitäten für das Dokumentenmanagement weitere Funktionen integriert. Beispielsweise können stabile Links genutzt werden, Vorlagen ersetzt und Dokumente zu Favoriten hinzugefügt werden.

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Fazit

Die Qualität ist in vielen Branchen das entscheidende Verkaufsargument. Ein professionelles Qualitätsmanagement begleitet die betriebliche Wertschöpfung und ist eng mit den operativen Geschäftsprozessen vernetzt. Das funktioniert am besten, wenn das ERP-System auch Funktionen zum Qualitätsmanagement umfasst.

Unsere Qualitätsmanagement-Lösung ist eine sofort nutzbare Standardanwendung für die Abbildung Ihres QM-Handbuchs und die Dokumentenlenkung im Unternehmen. Über den gesamten Lebenszyklus lassen sich Dokumente und Prozesse sicher verwalten. Darüber hinaus bietet sie genügend Flexibilität für individuelle Anpassungen und Erweiterungen.

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Author:
Andreas Eckstein
Team Manager, Operations