Digitalisierung

Wie geht eigentlich Unterschreiben ohne Stift und Papier?

Josip Breskic09.12.2020

Die eigenhändige Unterschrift gibt es auch im digitalen Zeitalter. Aber es gibt sie offenbar unter vielen Namen: Elektronische Signatur, qualifizierte elektronische Unterschrift, digitale Signatur, electronic signature, digital signature – was ist denn nun richtig? Und was ist überhaupt damit gemeint?

Eine Frage der Sicherheit

Elektronische Unterschriften begegnen uns täglich in den verschiedensten Zusammenhängen und Systemen. Dabei steht oft gar nicht im Vordergrund, dass wir etwas getan haben, dass dem Unterschreiben des analogen Zeitalters entspricht. In vielen unkritischen Fällen muss man auch keine besonderen Maßnahmen treffen – etwa bei einer einfachen Urlaubsfreigabe. Geht es jedoch um einen Prozess, bei dem ein Nachweis auf Papier mit händischer Unterschrift elektronisch ersetzt werden soll, wird es komplizierter. 

Um die Zusammenhänge besser zu verstehen, sollte man zuerst die Begriffe klären: Elektronische Unterschriften gibt es in verschiedenen Ausprägungen oder genauer: Es gibt verschiedene Verfahren, die prinzipiell aufeinander aufbauen. Die Basis bildet die sogenannte „einfache elektronische Unterschrift“ (electronic signature). Ein Mehr an Sicherheit bieten jeweils in aufsteigender Reihenfolge die „erweiterte elektronische Unterschrift“ (advanced electronic signature) und die „qualifizierte elektronische Unterschrift“ (QES – qualified electronic signature).

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Mal eben etwas abzeichnen

Am Anfang von allem steht die Authentifizierung eines Benutzers gegenüber einem Software-System. Diese Authentifizierung ist in der Regel Passwort-basiert. Das System ermittelt, welche Berechtigungen der betreffende Benutzer hat und ob seine Rolle zum Beispiel eine Urlaubsbestätigung vorsieht. Damit ist auch schon die einfache elektronische Unterschrift umgesetzt.

Moderne Qualitätsmanagement-Systeme dokumentieren per Audit-Trail-Funktionalitäten zugleich, wer wann in welchem Bereich welchen Prozessschritt bearbeitet hat und welche Inhalte dabei modifiziert wurden. Die einfache Authentifizierung hat jedoch ihre Grenzen: Verlässt zum Beispiel der Anwender ohne Systemsperrung seinen Arbeitsplatz, entsteht gegebenenfalls eine Sicherheitslücke.

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Um diese Lücke zu schließen und eine hochwertigere Identitätsbestätigung zu gewährleisten, kommt die erweiterte elektronische Unterschrift ins Spiel. Dabei wird zum Beispiel die vollständige Eingabe von Benutzernamen und Passwort bei jedem Aufruf eines kritischen Prozessschrittes gefordert – auch wenn der Benutzer sich zuvor bereits im System angemeldet und legitimiert hat. 

Für besonders kritische Fälle schließlich gibt es die qualifizierte elektronische Unterschrift. Sie bietet ein Höchstmaß an Sicherheit und ist als einzige digitale Signaturform auch rechtlich der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Gewährleistet wird der hohe Sicherheitsstandard unter anderem durch die Einbindung externer Zertifizierungsstellen, die von staatlichen Behörden – in Deutschland vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik – legitimiert und kontrolliert werden

Fazit

Vom einfachen Abzeichnen bis hin zur rechtssicheren persönlichen Unterschrift: Alles, was man früher nur mit Stift und Papier machen konnte, geht heute auch mit digitalen Werkzeugen. Je höher dabei die Sicherheitsanforderungen sind, desto anspruchsvoller werden auch die Authentifizierungsverfahren. Dabei spielen moderne softwarebasierte QM-Systeme ihre Stärken aus: Sie bieten flexible Einsatz-Szenarien und sorgen außerdem für einen optimalen Ausgleich zwischen Nutzerfreundlichkeit und Sicherheit.

Natürlich stehen wir Ihnen jederzeit für ein persönliches Beratungsgespräch zur Verfügung. Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail oder rufen Sie uns an. Unsere Experten freuen sich, mit Ihnen über Ihre Ideen zu diskutieren.

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Author:
Josip Breskic
Director Products & Services for Quality Management