Industrie 4.0 & IoT, ERP

Enterprise Content Management - Das papierlose Büro?

Hamed Sadegh28.08.2017

Bei Gesprächen mit Experten aus der IT-Branche wurde mir vor kurzem wieder bewusst: Datenlecks und Sicherheitsrisiken gehen selten von den IT-Systemen selbst aus. Das Risiko sitzt vorallem „zwischen Bildschirm und Stuhl“. Doch was können Unternehmer daran ändern? Und wie können Mitarbeiter in die Digitalisierung miteinbezogen werden? Hier einige wichtige Themen aus der Praxis, die Unternehmen berücksichtigen sollten.

Das papierlose Büro – sind unsere Mitarbeiter vorbereitet?

Unternehmen, die mit der vollständigen Digitalisierung nicht mithalten, sind mit einem sinkenden Schiff zu vergleichen. Demzufolge verschwinden die großen Papierablagen und dicken Aktenordner aus dem Büro. Und wir alle arbeiten in Kürze nur noch digital. Doch eine wichtige Frage stellt sich dabei kaum jemand: Sind eigentlich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darauf vorbereitet? Die aktuell in den Arbeitsmarkt eintretende Generation arbeitet in der Tat viel häufiger digital, als das die „älteren“ Mitarbeiter gewohnt sind. Die neue Generation der Arbeitnehmer hält analoge Dokumente häufig für veraltet und arbeitet gerne so digital wie möglich. Doch dabei sollte man sich auch die Frage stellen, ob man im Büro alles digitalisieren muss.

Die digitale Revolution – eine interne Herausforderung für Unternehmen

Eine digitale Revolution im Büro bedeutet auch eine große Herausforderung. Denn nicht nur die neue, digitale Generation arbeitet innerhalb einer Organisation. Es gibt natürlich auch noch „ältere“ Arbeitnehmer. Dies ist eine große Gruppe, die es gewohnt ist, mit Papier zu arbeiten. Sie sind noch nicht vollständig mit dem Digitalisierungstrend vertraut. Allerdings sollten beide Gruppen zusammenarbeiten. Organisationen stehen hier vor einer großen Herausforderung: Wie bringe ich mein Personal dazu, so effizient wie möglich zu arbeiten?

Hybride Arbeitsumgebung – Papier und / oder digital

Damit sowohl den Bedürfnissen der digitalen, als auch denen der analogen Generation Rechnung getragen wird, entsteht eine hybride Arbeitsumgebung. Organisationen müssen dafür sorgen, dass Dokumente immer noch auf Papier vorhanden sind, dass aber andererseits ein reibungsloser Übergang zu digitalen Daten erzielt wird. Dieser Zwischenschritt kann nicht ignoriert werden. Es hängt daher vom Dokumenttyp ab, ob ein Dokument am besten digital oder analog verarbeitet werden kann. Häufig bestimmt auch die Kette, inwieweit digital oder teilweise digital (zusammen) gearbeitet wird. Denken Sie beispielsweise an die Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Diese wird in den nächsten Jahren immer weniger analog erfolgen. Unternehmen senden häufiger eine PDF-Datei als Anhang zu einer E-Mail. Und in Zukunft werden solche Rechnungen vollkommen elektronisch versandt, empfangen und verarbeitet – ohne dass ein physisches Dokument oder ein Scan eine Rolle spielt. Zudem gibt es große Unterschiede zwischen den Branchen. Vor allem wissensbasierte Unternehmen übernehmen schneller eine digitale Arbeitsweise. Die Datenmenge, mit der sie letztendlich ihr Geld verdienen, nimmt immer weiter zu. Diese Organisationen suchen eher nach einer digitalen Lösung für eine kontrollierte Speicherung und Produktivität.

Digitalisierung ist kein Selbstzweck – benutzerfreundliche Digitalisierungslösungen

Um in dieser Übergangsphase die Bedürfnisse der analogen wie der digitalen Arbeitnehmergeneration bestmöglich zu berücksichtigen, dürfen Unternehmen nicht vergessen, dass die Digitalisierung kein Selbstzweck ist. Sie muss einen Mehrwert liefern. Digitalisierung, „weil die anderen das auch machen“, kann zu ineffizienten Situationen führen. Denn die Akzeptanz von digitalen Lösungen durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist von wesentlicher Bedeutung. Wenn Arbeitnehmer keinen Vorteil in einer neuen Arbeitsweise sehen, dann werden sie diese nicht annehmen – sondern auf die alte zurückgreifen. Damit die digitale Transformation so reibungslos wie nur möglich ablaufen kann, müssen Unternehmen in Change-Prozesse investieren – und die Frage beantworten „Wie werden Personen, Verhaltensweisen und Prozesse mit den neuen Anwendungen verbunden?“. Organisationen schauen jedoch noch häufig zunächst auf die Kosten von digitalen Lösungen und Change-Prozessen. Oft werden Investitionen aufgeschoben oder sogar zurückgenommen und zu früh wird über Preise oder Beschränkungen diskutiert.

Somit wird unbewusst nur eine kurzfristige Perspektive in Betracht gezogen und die langfristigen Möglichkeiten der Digitalisierung sind schnell vom Tisch. Unternehmen müssen daher einen klaren Business Case aufstellen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Glücklicherweise sorgen IT-Entwicklungen, wie die Cloud, für interessante und bezahlbare Lösungen, die Unternehmen den Einstieg in die Digitalisierung bei relativ niedrigem Risiko gestatten. Derartige Lösungen und guter Support, seitens der Lieferanten, ermöglichen Organisationen einen reibungslosen Übergang zu einem digitaleren Büro.

Fazit

Die vollständige Digitalisierung am Arbeitsplatz hat noch einen langen Weg vor sich. Organisationen müssen diesen langen Weg, der noch vor ihnen liegt, im Auge behalten. Dabei sollten sie auch auf Arbeitnehmer Rücksicht nehmen, die in der Zwischenzeit versuchen, ihre Arbeit so gut wie möglich auszuführen. Denn, nicht nur Rennwagen nehmen am Verkehr teil.

Das Enterprise Content Management Team von Konica Minolta hat dazu eine Reihe von Verbesserungsvorschlägen. Gerne vertiefen wir unsere Tipps in einem persönlichen Gespräch mit Ihnen.

Mehr zu diesem Thema finden Sie auch im Whitepaper „Das papierlose Büro?“ von Konica Minolta.

Verbesserungsvorschläge

... zum Thema Enterprise Content Management finden Sie auf der Website von Konica Minolta.

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Über den Autor: Hamed Sadegh

Hamed Sadegh ist Sales Specialist ECM-Solutions bei Konica Minolta. Mit knapp 20 Jahren Berufserfahrung, unter anderem aus der IT- und Telekombranche, konnte er durch verschiedene Unternehmensfunktionen einen umfassenden Überblick aus der schnelllebigen Technikbranche gewinnen. Als selbstständiger Unternehmer und Workflow Consultant war er für die Automatisierung und Digitalisierung in der Gesundheitsbranche tätig.

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