CRM-Referenzbericht Synthesa

Synthesa

Angebotslegung und Außendienstprozesse abgebildet im CRM

"Mit COSMO CONSULT haben wir einen Partner gefunden, der uns dabei hilft, Prozesse partnerschaftlich und unbürokratisch anzupacken. Das Beispiel des Angebotsprozesses für den Aussendienst zeigt, dass wir mit unserer Entscheidung goldrichtig lagen."

Alfred Palkoska, Prokurist/IT-Leiter, Firmengruppe Synthesa

Mit dem 2013 gestarteten Projekt verfolgt Synthesa das primäre Ziel, ein CRM-System für den Außendienst einzuführen, das den Angebotsprozess und den Reklamationsprozess abbildet. Dabei waren die Integration von Artikelstämmen, Offline-Szenarien und vor allem die Performance sowie Usability des Systems als zentrale Ziele hervorzuheben.

Die Herausforderung: Einheitliche Angebote und ein praktikables CRM

Unzufriedenheit mit der bestehenden Lösung

Das Projekt stand aufgrund der damaligen, nicht akzeptierten und schlecht anwendbaren Lösung im Unternehmen unter einem eher ungünstigen Stern. Im zweiten Anlauf sollte man den Vorbehalten und Meinungen gegenüber der vorherigen Lösung mit Praxisnähe und geringem Abstraktionsgrad unmittelbar mit dem Projektstart entgegenwirken. 

Die Anbindung an das ERP-System 

Die Integration in das hauseigene ERP-System stellte insofern eine Herausforderung dar, als die Artikelstämme, Kundenstämme und Preisinformationen direkt im CRM zur Verfügung stehen und ggf. manipuliert (im Sinne von Rabatten bzw. Nachlässen) werden sollten. Darüber hinaus musste festgelegt werden, welche Datensätze aus ERP bzw. aus CRM jeweils führend sind.

Vereinheitlichung der Angebotsvorlagen

Aus den bis dato vielzähligen Angeboten sollte eine einheitliche Vorlage werden, um ein homogenes Erscheinungsbild zu erreichen.

Die Lösung: Dasselbe System, aber neuer Partner

Microsoft Dynamics CRM war im Unternehmen bereits eingeführt und man wollte auf Basis dieser Technologie den Neuanfang starten.

Synthesa fühlte sich von ihrem vorherigen Partner nicht ausreichend beraten und wollte aufgrund der Unzufriedenheit mit der Lösung einen Neuanfang starten. Also evaluierte man neue Partner. Um sicherzugehen, den richtigen Partner auszuwählen, nahm man sich umfassend Zeit für diesen Prozess. Der Prozess sah den Besuch der potenziellen Partner inklusive Vorstellung des Anwendungsfalls und in einem zweiten Schritt eine Präsentation mit ersten sicht- und klickbaren Lösungsansätzen vor. Die Qualität der Ansätze und der kompetente Eindruck, den man von COSMO CONSULT gewann, waren ausschlaggebend für die Entscheidung, mit COSMO CONSULT den Neuanfang zu starten.

Der Nutzen: Optimierte Außendienstprozesse und Angebotsverwaltung

Ein kritischer Erfolgsfaktor des Projekts war der Umgang mit den Anforderungen des Außendienstes. Das Vorgehen von COSMO CONSULT, von Beginn an mit dem Vertrieb und der Projektleitung an einem Prototypen zu arbeiten, von dem aus man sich Stück für Stück dem Zielsystem näherte, erwies sich als äußerst dienlich. Die kooperative und wertschätzende Atmosphäre half, den Frust des Vorgängersystems vom Neuanfang fernzuhalten. Die kurzen und direkten Kommunikationswege zwischen COSMO CONSULT und Synthesa sorgten für die notwendige Umsetzungsschnelligkeit und unbürokratische Interaktion.

Mit dem Projekt etablierten Synthesa und COSMO CONSULT eine Lösung, die den Anforderungen des Außendienstes mehr als gerecht wird. 

Folgende Punkte wurden mit Microsoft Dynamics CRM 2013 erfolgreich realisiert:

  1. Hohe User-Akzeptanz im Außendienst
  2. Einheitliche Angebotsdokumente (Inhalt und Design)
  3. Außendienstprozess und Angebotsverwaltung deutlich performanter als vorher
  4. Immense Zeiteinsparungen: Angebotsabsprachen werden per Knopf ins ERP gespielt und dort direkt ohne große zeitliche Lücken weiterverarbeitet5. Der semimanuelle Angebotsprozess von Absprache über Verarbeitung bis zurAuftragsanlage ist deutlich effizienter
  5. Angebote können kopiert und angepasst werden
  6. Der bereits vorher funktionierende Reklamationsprozess ist nahtlos in die neue Lösung integriert worden
  7. Die Angebots- und Reklamationsprozesse sind offline-fähig

Ausblick

Als Nächstes stehen der Rollout in weiteren Niederlassungen sowie die Einführung erweiterter Marketingfunktionalitäten auf dem Plan.

 

Dies ist eine Referenz der COSMO CONSULT SI GmbH, 4407 Steyr-Gleink in Österreich (vormals FWI Information Technology GmbH)

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