Deutsche Medizinalcannabis GmbH (DEMECAN)

Joint Venture mit der Digitalisierung

„In sensiblen Prozessen wie der Chargenverfolgung konnten wir die Zahl der Fehler deutlich reduzieren. Da nicht mehr 17 Menschen gleichzeitig auf eine Excel-Tabelle zugreifen, arbeiten wir heute viel sicherer. Generell ist die Prozesseffizienz mit Dynamics 365 Business Central merklich gestiegen.“

Laura Huber, Beauftragte für das Qualitätsmanagement bei der Deutschen Medizinalcannabis GmbH (DEMECAN)

Unternehmensprofil

Gras, Pod, Weed, Peace, Hasch – für kaum ein anderes Produkt gibt es so viele Namen wie für Cannabis. Was es hingegen noch nicht gibt, ist ein legaler Markt für den Privatgenuss. Immerhin ist Cannabis seit 2017 begrenzt erhältlich – als Therapeutikum auf Rezept bei Ärzten und in Apotheken. Diesen ersten kleinen Schritt zur Öffnung nutzten Start-ups wie die Deutschen Medizinalcannabis GmbH (DEMECAN), um den Sprung in ein völlig neues Geschäftsfeld zu wagen. Der Name ist dabei Programm: Das Unternehmen beliefert ausschließlich Ärzte und Apotheker „Der Markt ist stark patientengetrieben. Viele Ärzte sind anfangs skeptisch, gehen aber auf die Erfahrungen und Bedürfnisse ihrer Patienten ein“, erklärt Franz Großmann, PR-Manager bei DEMECAN. Das Unternehmen importiert Cannabis in Form von Blüten oder Extrakten und vertreibt diese ausschließlich im Bundesgebiet. „In der EU gibt es keine einheitliche Linie beim Umgang mit Cannabis. Jedes Land hat seine eigenen Vorschriften. Hinzu kommen sehr restriktive Exportvorschriften. Unterm Strich ist der Aufwand aktuell so hoch, dass es sich kaum lohnt zu exportieren“, ergänzt Großmann. Auch wenn es sich um ein Naturprodukt handelt, wird Medizinalcannabis rechtlich als Arzneimittel eingestuft. Für DEMECAN bedeutet dies, dass mit Blick auf Chargenverfolgung, Dokumentation und Qualitätsmanagement hohe Standards einzuhalten sind. Auch deshalb gibt es aktuell nur etwa 70 Unternehmen, die medizinisches Cannabis in Deutschland vertreiben.

IT-Infrastruktur konnte mit Wachstum nicht mithalten

Nach der Gründung Ende 2016 hatte DEMECAN zunächst alle Hände voll damit zu tun, das Geschäft aufzubauen, Lieferketten und Vertriebswege zu erschließen. Für die IT-Infrastruktur blieb da wenig Zeit. „Seit 2020 haben wir Cloud-Dienste wie Microsoft 365 genutzt und unsere Aufträge mit Word und Excel bearbeitet“, erinnert sich Laura Huber, Beauftragte für das Qualitätsmanagement bei DEMECAN. Die Daten wurden anschließend manuell an einen Logistikdienstleister übermittelt, der sich um Kommissionierung, Verpackung und Versand kümmerte. Doch das Verfahren zog einen hohen manuellen Aufwand nach sich und blieb stets fehleranfällig. „Uns war klar, dass wir über kurz oder lang eine professionellere Lösung benötigen würden, um bei steigenden Umsätzen den Überblick zu behalten“, sagt Laura Huber.

Die Cloud war als Plattform gesetzt

Für die Suche nach einem geeigneten System erstellte man zunächst Checklisten mit den wichtigsten Anforderungen für zentrale Bereiche wie Finanzbuchhaltung, Auftragsbearbeitung, Innen- und Außendienst. Bei letzterem galt es beispielsweise, die Ergebnisse von Arzt- und Apothekenbesuchen schriftlich zu protokollieren und transparent in der jeweiligen Kundenakte zu hinterlegen. In der Auftragsbearbeitung standen rechtliche Anforderungen, etwa zur Chargenverfolgung oder anderen Vorgaben aus dem Good Distribution Practice (GDP)-Leitfaden für Human- und Tierarzneimittel der Europäischen Union, im Fokus. „In einem Punkt waren wir uns von Anfang an sicher: wir wollten auf jeden Fall eine cloudbasierte Lösung. Für den Betrieb auf eigenen Servern hätten wir unsere IT-Kapazitäten stark ausbauen müssen“, unterstreicht Laura Huber. Da das DEMECAN-Team bereits viel Erfahrung mit der Microsoft-Welt sammeln konnte, entschied man sich für das cloudbasierte ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central. „Business Central passte am besten zum vorhandenen Umfeld. Die Integration angrenzender Lösungen aus war deutlich einfacher als bei anderen Lösungen. Auch mit Blick auf Einarbeitung und Anwenderakzeptanz ergaben sich Vorteile.“

Branchenkompetenz entschied die Partnerwahl

Da das IT-Team noch nicht vollständig war, suchte man einen Partner mit hoher Beratungskompetenz, um das Projekt zu realisieren. „Wegen der rechtlichen Regulatorien haben wir besonders darauf geachtet, dass potenzielle Partner Erfahrungen aus der Pharma-Branche mitbringen und den Validierungsprozess entsprechende Systeme begleiten können“, blickt Laura Huber zurück. Auch die Nähe zum Standort Dresden spielte eine Rolle, da man Projektabstimmungen nicht ausschließlich per Video durchführen wollte. Der Zuschlag für das Projekt ging am Ende an die COSMO CONSULT-Gruppe, die alle Anforderungen gleichermaßen gut erfüllte und bereits in der Präsentation eine konkrete Lösung skizzierte.

Anpassungen bei Vertrieb und Auftragsbearbeitung

Weil der Projektleiter kurz nach dem Start wechselte, verlief das Projekt zunächst etwas holprig. Dennoch fand sich das Team schnell zusammen und setzte zuerst die Finanzbuchhaltung um. So konnte DEMECAN in diesem zentralen Bereich rasch in den Livebetrieb wechseln. Anschließend verlagerte sich der Fokus auf die Warenwirtschaft. Hier ging es vor allem darum, die Chargenrückverfolgung gesetzeskonform umzusetzen. „Hierfür galt es, zusätzliche Felder zu ergänzen, um bestimmte Merkmale wie die Pharmazentralnummer (PZN) korrekt abzubilden. Später kamen weitere Funktionen, etwa für die Retouren- oder Inventurabwicklung hinzu“, erklärt Laura Huber. Andere Anpassungen betrafen den Außendienst: DEMECAN arbeitet mit streng voneinander abgegrenzten Vertriebsgebieten, die einzelne Außendienstler exklusiv bearbeiten. Über ein umfangreiches Berechtigungskonzept stellte das Projektteam sicher, dass stets nur jene Informationen angezeigt werden, die auch in den jeweiligen Zuständigkeitsbereich fallen.

Marktvergleiche mit Microsoft Power BI

Um den bis dato hohen manuellen Aufwand beim Datenaustausch mit dem Logistikdienstleister zu reduzieren, kam eine Schnittstelle hinzu: Heute werden Liefermengen und Versanddaten elektronisch über einen File Transfer Protocol (FTP)-Server bereitgestellt – was deutlich schneller und sicherer ist. In Sachen Reporting beschränkt sich DEMECAN nicht auf die eigenen Geschäftszahlen aus Microsoft Dynamics 365 Business Central, sondern vergleicht die Ergebnisse mit externen Marktdaten. Hierfür ergänzte das Unternehmen das ERP-System um die Data & Analytics-Plattform Microsoft Power BI. „Wir interessieren uns vor allem für Mitbewerberanalysen zu Umsätzen und Marktzahlen. Mit Power BI können wir alle relevanten Daten zentral zusammenführen und visualisieren“, erklärt Franz Großmann.

Prozesse laufen effizienter und sicherer

Nur fünf Monate benötigte das Projektteam, um live zu gehen. Nach anfänglichen Performanceproblemen in der Cloud läuft das System heute sehr zuverlässig. „In sensiblen Bereichen wie der Chargenverfolgung konnten wir die Zahl der Fehler deutlich reduzieren. Da nicht mehr 17 Menschen gleichzeitig auf eine Excel-Tabelle zugreifen, arbeiten wir heute viel sicherer. Generell ist die Prozesseffizienz mit Dynamics 365 Business Central merklich gestiegen“, freut sich Laura Huber.

Auf die Legalisierung bestens vorbereitet

Derzeit arbeitet DEMECAN daran, den Wareneinkauf auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central umzusetzen. Die Anbindung des unternehmenseigenen Webshops ist ebenfalls angedacht, aber aktuell noch zurückgestellt. „Arztpraxen und Apotheken sind, was den Einkauf betrifft, eher konservativ. Der Umsatz im Webshop wächst zwar stetig, aber noch auf niedrigem Niveau. Eine Integration wäre im Moment nicht wirtschaftlich“, erklärt Großmann. Eine Einschätzung, die schneller obsolet sein könnte, als man denken mag. Ist Cannabis für den Privatkonsum erlaubt, könnten Umsätze und Mengen so stark steigen, dass ohne E-Commerce auch in dieser Marktnische nichts mehr läuft. Immerhin ist DEMECAN auf diesen Tag bereits jetzt bestens vorbereitet.

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Michael Wilp

Product Marketing Manager
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