Review und SOX-/IKS-Audits

Leistungen

Die IT- und Prozesslandschaft wird laufend komplexer. Umso schwieriger ist es für Unternehmen, Sicherheit über

• die Prozesse,
• die Projektentwicklungen oder
• das ganzheitliche ERP-System

zu erlangen.

Daher ist es sinnvoll, in unterschiedlichen Intervallen von unternehmensfremden Sachverständigen Review und Audits durchzuführen, um über Missstände oder Risiken informiert zu werden.

So bietet z.B. ein Internes Kontrollsystem (IKS) für Prozesse eine Möglichkeit, Prüfungsvorgänge zu definieren und diese intern (in gewissen Intervallen) durchzuführen. Es dient dem Unternehmen zur Abwehr von Schäden und Risiken, die durch eigene Mitarbeiter oder Dritte verursacht werden könnten.

Die internen Kontrollen in Bezug auf die Finanzberichterstattung haben im Rahmen der Umsetzung des Sarbanes Oxley-Actes (SOX) zunehmende Bedeutung erlangt und sind zwingend notwendig, sobald ein Unternehmen des Konzerns an der amerikanischen Börse gehandelt wird.

Je nach Unternehmensform und -größe sind interne Kontrollsysteme sogar teilweise gesetzlich vorgeschrieben, z.B. prüfen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften das IKS beim oftmals angesetzten risikoorientieren Prüfungsansatz. Effektive IKS-Dokumentation führt neben der Kostenminderung somit auch zu Kostenersparnissen bei den Prüfungskosten.

Ein unternehmensfremder Berater wird objektiv über die Prüfungsergebnisse berichten und unterliegt nicht der unvermeidbaren „Betriebsblindheit“ bei der Analyse von Risiken.

Der professionelle Erstaufbau sowie die Erweiterung, Pflege und Aktualisierung der Kontrolldefinitionen und Dokumentationen verbrauchen Ressourcen und Energie der Finanzabteilung. Dies gilt gleichermaßen für die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips und die Organisation bzw. Durchführung der regelmäßigen Kontrollen des IKS.

Viele Firmen setzen schon längere Zeit ein (nun in die Jahre gekommenes) ERP-System ein. Die Organisation passte sich teilweise dem System an – das System wurde teilweise für die Organisation umprogrammiert. Daraus resultieren folgende Fragen:

• Bilden die Ablauf- und Aufbauorganisation sowie die ERP-Systemunterstützung eine optimale und zielorientierte Einheit?
• Welche Organisations- und Systemwechsel im Ablauf liegen vor und sind diese gerechtfertigt?
• Welche typischen Wartezeiten und Schleifen behindern in der Praxis einen optimalen Auftragsdurchlauf?

Um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten, haben wir den Bereich „Reviews und Audits“ in drei Teilbereiche untergliedert:

1.    ERP-Effizienz-Check

• Basierend auf unserem Microsoft Dynamics NAV-Know how sowie den Erfahrungen im betriebswirtschaftlich-organisatorischen Bereich untersuchen wir auf Interviewbasis sowie empirisch die Auftragsabwicklung und identifizieren Handlungspotenziale.
• Nach der Analyse empfehlen wir Ihnen Maßnahmen und Aktivitäten zur Optimierung Ihres NAV-Systems sowie in der Ablauf- und Rollenorganisation.

• Erstanlage, Erweiterung, Aktualisierung von Kontrolldefinitionen und Dokumentationen soweit gewünscht,
• Unterstützung in Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfungsgesellschaften oder interner Revision
• Erarbeitung auch auf Basis interner Konzernvorgaben oder internationalen GAAP´s
• Durchführung von Prüfungshandlungen als Vertreter der internen Einheiten z.B. für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften

• Qualitätssicherung eines Organisations- oder IT-Projekts
• Identifikation von Abweichungen zur Projektplanung und den Projektzielen
• Identifikation von Abweichungen zu geplanter
  • Projektmethodik,
  • Projektgovernance und
  • einzuhaltenden Gesetzen und Standards
• Entwicklung von Maßnahmen zur Minderung oder Vermeidung von Abweichungen
• Coaching von Projektmitgliedern zum eigenverantwortlichen Projektcontrolling

• Interviews mit Key Usern und Führungskräften sowie Auswertung von Auftragsdurchläufen in Microsoft Dynamics NAV zur Identifikation von Schwachstellen
• Systemunterstützter Abgleich von SOLL-Durchlauf und statistisch nachweisbaren Durchläufen
• Ableitung und Ranking von Handlungspotenzialen
• Erstellung eines Maßnahmenkatalogs und einer diesbezüglichen Roadmap

• Verkürzte Durchlaufzeiten gestatten eine schnellere Reaktion auf Kundenerwartungen
• Vermeidung unproduktiver Prozess-Schleifen erhöhen die Prozess-Effizienz und vermindern Prozess-Kosten
• Erhöhung der Prozess-Qualität durch Vermeidung von Organisations- und Systemwechsel
• Erhöhung der Mitarbeiter- und Kunden-Zufriedenheit
• Investitionsschutz des ERP-Systems