Auf die Plätze! Fertig! Hoppla! oder: Warum der Kickoff so wichtig für den Projekterfolg ist

Sie kennen das sicher. Ein neues Projekt startet. Nachdem man schon das eine oder andere über den Flurfunk erfahren hat, findet jetzt endlich der Kickoff statt. Alle sind motiviert und enthusiastisch und dann…

Dann gehen alle wieder ihrem Tagesgeschäft nach. Der erste Arbeitstermin findet einige Wochen nach dem Kickoff statt, keiner fühlt sich so richtig verantwortlich und die Beteiligten haben nur noch eine leise Ahnung, worum es eigentlich geht.

Der zarte Setzling, der sich angeschickt hat ein stattlicher Baum zu werden, verdurstet, weil ihn keiner hegt und pflegt oder keiner weiß, dass es eigentlich um diesen Setzling geht.

Oft wird die Notwendigkeit des Kickoffs nicht realisiert und als unnötiger Overhead wahrgenommen. Unsere Erfahrung zeigt hier ein anderes Bild. Der Kickoff ist eines, wenn nicht sogar das wichtigste Ereignis im Leben eines Projekts. Es ist die einmalige Chance alles richtig oder falsch zu machen. Denn es ist der Startpunkt einer Phase im Projektlebenszyklus – der Projektstartphase. Das Problem des Kickoffs und der Projektstartphase ist, wenn sie richtig und gut gemacht werden, wird man nie die Kosten sehen, die man sich erspart hat.

Auf diese Frage kann man getrost mit einer Gegenfrage antworten: Warum sollte es nicht wichtig sein? Kein professionelles Sportteam wird in ein Match gehen, ohne vorher die Spieler einzuschwören und die Strategien zu wiederholen. Die Polizei wird in keinen Großeinsatz gehen, ohne vorher die Taktik und Zuständigkeiten zu klären.

Warum machen sie das? Weil sie sich in eine neue, einzigartige, dynamische, risikoreiche, komplexe Situation begeben, die nur gemeinsam gemeistert werden kann. Schön und gut, aber was hat das mit Projekten zu tun? Tja… Projekte sind neu, einzigartig, dynamisch, risikoreich, komplex und können nur gemeinsam erfolgreich gemeistert werden.

Der Projektstart hat im Grunde zwei große Ziele: erstens die harten Faktoren, wie Termine, Budget, Inhalt und Zuständigkeiten klarzustellen und zweitens, die weichen Faktoren, wie Wir-Gefühl, Kommunikation, Zusammenarbeit zu etablieren. Harte Faktoren sind schnell vermittelt, aber die weichen benötigen Zeit. Und diese Zeit ist gut investiert. Denn hier entscheidet sich, ob man eine Gruppe Einzelkämpfer erhält oder ein performantes Team.

Es ist nicht schwer ein Kickoff Meeting zu konzipieren, das in Erinnerung bleibt, effizient und effektiv ist. Wenn Sie das Kickoff Meeting und den Projektstart richtig angehen, können Sie als Projektmanager unglaublich viel Nutzen daraus ziehen.

Wie oben beschrieben handelt es sich beim Kickoff nur um das Meeting wo alle zusammenkommen. Die Projektstartphase ist eine Reihe mehrerer Tätigkeiten. Diese finden in den Planungsworkshops statt und umfassen unter anderem

• Definition der Projektprozesse,
• die Projektplanung,
• das Erstellen von Risikolisten, Umfeldanalysen,…
• das Erarbeiten von Kommunikationsplänen
• und Definieren von Rollen und Verantwortungen.

Diese Tätigkeiten sind wichtig, damit die harten Faktoren klar definiert werden. Idealerweise geschehen diese Tätigkeiten gemeinsam mit dem Kunden bzw. bereits mit Projektmitarbeitern. Der Projektmanager alleine kann hier nicht so effizient sein, wie es das gesamte Projektteam sein kann.

Aber auch um auf die weichen Faktoren ausreichend und effizient einzugehen, braucht man Vorbereitung. Viele möchten es als lächerlich betrachten, aber spielerisches Lösen von Aufgaben oder das gemeinsame Erarbeiten von Inhalten ist enorm förderlich für das Team Building. Überlegen Sie sich, welche Methoden sich für Ihr Projektteam am besten eignen. Beachten Sie nur, dass man Teams nicht mit einer Übung bilden kann. Das braucht Zeit, aber Übungen unterstützen das Team dabei, die Phasen des Team Buildings schneller zu durchlaufen. Eine Übung zur gemeinsamen Problemlösung hilft dem Team sich auf die unterschiedlichen Arbeitsweisen einzustellen und dem Projektmanager herauszufinden, mit welchen Charakteren er es zu tun hat. Solche Übungen kann man wunderbar in das Kickoff Meeting einbauen.

Der Kickoff und die Projektstartphase sind essentiell für ein Projekt. Alles was nicht beachtet oder vernachlässigt wird, holt Sie garantiert im Projekt wieder ein. Und eines ist klar: was nachgeholt werden muss, wird teuer. Die Firma Primas Consulting hat „8 Momente der Wahrheit“ für Projektmanager identifiziert. Vier davon finden in der Projektstartphase statt und einer ist das Kickoff Meeting. Allein dadurch sollte die Wichtigkeit des Projektstarts und des Kickoff Meetings klar sein.