„Am Ende macht hier jeder, was er will!“ – dank der Microsoft Power Platform Tools

Ob das eine Befürchtung oder Hoffnung ist, hängt von der persönlichen Erfahrung in der Arbeitswelt ab. Wenn alle machen, was sie wollen und nicht was sie sollen, stellt sich die Frage: Was ist das, was jede*r soll? Klar ist: Eine Organisation braucht funktionierende Arbeitsweisen und verfügbare Information, damit ihre Mitarbeiter*innen gegenüber Kunden und Partnern das Werteversprechen einlösen können. Ein Unternehmen – Ihr Arbeitgeber – möchte auch im zunehmend digitalisierten Umfeld wettbewerbsfähig bleiben. Aber wie gelingt das? Wie teilen Mitarbeiter*innen ihr Wissen mit Kolleg*innen? Wer identifiziert tatsächliche Digitalisierungspotenziale? Und wer treibt diese schlussendlich voran?

Das ist die Kernfrage, die beantwortet werden muss, um funktionale Anforderungen an Arbeitsabläufe zu formulieren. Wer macht was und warum? Bei der Antwort darauf zeigt sich, dass zwischen dem SOLL und dem IST manchmal technische Hürden liegen. Technische Hürden sind beispielsweise ungekannte Tools und Prozesse – die sogenannte  „Schatten-IT“; Governance-Richtlinien, welche Mitarbeitenden nicht den passenden Datenzugriff für die fachliche Anforderung ermöglichen; oder die fehlende Einschulung, die im Vorhinein hätte stattfinden sollen.
Das bedeutet: Ich als User darf oder kann eine Funktion nicht bedienen, welche in meiner Rolle jedoch gebraucht wird. Je mehr dieser technischen Hürden überwunden sind, desto mehr können wir die persönliche Einschätzung aller Beteiligten berücksichtigen, um klare Ziele zu formulieren und diese auch zu erreichen. Die digitale Transformation bringt neue Konzepte, um Personen, Daten und Prozesse zusammenzuführen. Lassen Sie uns diese nutzen!

Use Cases, Good Practice-Beispiele und Erfolgsgeschichten sind hilfreich, um nicht vor dem „leeren Blatt Papier“ zu erstarren, sondern nützliche Business‑Prozesse praktisch greifbar zu machen. Wer macht was und warum? Das Anpassen von Vorlagen und Konzepten fällt oftmals leichter als das komplette Neuerfinden. Hierzu ein paar konkrete Ideen für mögliche Digitalisierungsprojekte – je nach Ausprägung sogar einfach selbst gestaltbar. Vielleicht bieten diese den einen oder anderen Denkanstoß für Ihre digitalisierten Prozesse:

• Ein Self Service Portal für Kunden, Lieferanten oder Bewerber kennen Sie wahrscheinlich und haben vielleicht schon das ein oder andere Anliegen dadurch selbst erfüllen können: Beispielsweise durch das Herunterladen von Dokumentationen, das Einreichen eines Service-Tickets oder die Zählerstandsmeldung bei Ihrem Stromanbieter. Auch wenn Sie noch nie ein solches Portal selbst mitgestaltet oder programmiert haben, wissen Sie sehr genau, was nützt und was stört, was wichtig ist und was nicht.

• Entscheidungs- und Freigabeprozesse durchlaufen wir alle täglich, zum Beispiel bei Bestellvorgängen, während wir Dokumente und Dateien zur Veröffentlichung vorbereiten. Entscheidungsvorschläge mit dem Management, Betriebsrat und anderen Verantwortungs- und Kontrollinstanzen abzustimmen, zählt ebenso dazu.

• Information bereitstellen, Beteiligte involvieren, Daten auswerten – diese Szenarien kennen manche aus dem Projektmanagement oder Produktionstagebuch, aus der Eventplanung, dem Kundenservice oder von wiederkehrenden Forecast-Meldungen.

Ganz sicher hat jeder von uns in seinem Arbeitsalltag schon einmal gedacht „Dieser Prozess muss doch einfacher gehen! Das kann man doch automatisieren!“. Oder? Wunderbar! Wenn der Wunsch nach Prozessgestaltung erst einmal formuliert ist, kann die Anforderungsfrage folgen: „Wer macht was und warum?“ Wann immer Sie sich vorkommen wie ein Roboter, mit teilweise aufwändigen aber wenig wertschöpfenden Routinetätigkeiten, gehen Sie diesem Unbehagen nach!  Häufig gibt es eine Lösung, die technisch überraschend einfach umsetzbar ist, nachdem sie erst einmal konzeptionell erfasst wurde.

Mit der Microsoft Power Platform können Unternehmen individuelle Geschäftsprozesse in einer einheitlichen und sicheren Umgebung umsetzen. Mitarbeiter*innen der Fachabteilungen wissen am besten, welche Routinetätigkeiten mehr kosten als nützen. Abläufe, die Kunden und Partner direkt miteinbeziehen, müssen in ihren Anforderungen von allen beteiligten Perspektiven aus beleuchtet und berücksichtigt werden.

Neben dem Durchführen von Projektklassikern wie der phasenweisen Anforderungsaufnahme, Lösungsdesign, Implementierung und Schulung, hält ein neuer, frischer Ansatz Einzug in die modernen und veränderungsbereiten Organisationen. Um diesen Unternehmensspirit noch weiter zu tragen, kann die Einführung der Microsoft Power Platform auch mit einem Paukenschlag starten und ein firmeninterner „Wettkampf“ ausgetragen werden. So können motivierte Mitarbeiter*innen direkt abgeholt werden und solche, die Veränderungen eher skeptisch gegenüberstehen, mitgerissen werden.

Ein Hackathon (englisch: „to hack“ = lösen, tüfteln) ist eine besondere Form der Konferenz, die einen zeitlichen Rahmen vorgibt, um an Ideen und Problemen ausdauernd zu tüfteln. In lockerer Atmosphäre diskutieren Kolleg*innen Ideen und Möglichkeiten, pitchen ihre Vorschläge und entscheiden, welchen Themen sie sich in dieser begrenzten Zeit stellen wollen. Vorträge, Workshops und Coaching können als unterstützende Elemente dienen, während Pizza, Popcorn und Szenelimonaden die Stimmung auflockern. Die Teams, mit möglichst unterschiedlichen Charakteren, werden spontan vor Ort gebildet wodurch auch Perspektivenvielfalt und Networking-Möglichkeiten entstehen.

Je nach Umfang und Zielsetzung bezieht sich das Tüfteln darauf, gemeinsam Lösungsstrategien und Prozessdesigns zu erarbeiten, oder sogar schon innerhalb des Hackathons erste Prototypen und Vorführmodelle zu erstellen. Ein komplett fertiges Produkt ist in diesem agilen Format gar nicht das Ziel – vielmehr geht es darum, auch vom Zeitdruck getrieben, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, um Problemen und Anforderungen pragmatisch mit neuartigen Ideen zu begegnen.

Das Überwinden technischer Hürden durch Low Code-Baukastensysteme bestärkt Fach- und Führungskräfte darin, für Probleme und Wünsche selbst Verantwortung zu übernehmen. Ob sich diese Möglichkeiten eher in Form von üblichen Projektmeetings entfalten oder auch im Eventformat neue Wege gehen, ist dabei zweitrangig.

Hauptsache: Es macht jede*r was er / sie will und alle, was sie sollen.