Digitalisierung

Make Online Meetings Great Again

Peter Burghardt19.03.2020

Online Meetings sind etwas anders als Präsenz Meetings. In unserem Unternehmen haben wir viel Erfahrung im durchführen von Online Meetings, da wir internationale Projekte machen und nicht immer vor Ort sein können oder wollen, weil es zum Beispiel ineffizient ist oder wir den CO2 Ausstoß verringern möchten. Hier ein paar Praxistipps, wie man Meetings effizient und interessant gestalten kann, auch wenn man sich nicht physisch gegenüber sitzt.

Was sind die Unterschiede?

Bei Meetings in denen man nicht vor Ort ist und sich nicht sehen kann, gehen große Teile der Kommunikation verloren. Ein Großteil unserer Kommunikation ist Körpersprache, z.B wie man Sitzt, die Körperhaltung oder die Mimik. Man ist auch schneller abgelenkt, weil es ja keiner sieht, wenn man parallel e-Mails schreibt oder etwas liest. Es ist auch generell etwas schwieriger sich gegenseitig zu koordinieren, wenn man z.B etwas sagen möchte. Man unterbricht sich öfter oder fängt gleichzeitig an zu sprechen.

Oft sind remote Meetings (es muss ja nicht immer online sein, es gibt ja auch noch the good ol‘ telephone) dadurch einfach ineffizienter oder langweilig.

10 Tipps für bessere remote Meetings

Tipp 1: Prüfen Sie das Equipment

Ohne funktionierendes Equipment, kein funktionierendes remote Meeting. Dazu gehört Headset, Kommunikationssoftware, Collaboration tools (kann auch nur ein Fileshare sein), Internetverbindung,…

Tipp 2: Machen Sie eine Agenda

Wenig überraschend, eine Agenda hilft auch bei remote Meetings. Fordern Sie die Teilnehmer auch dazu auf sich vorzubereiten. Halten Sie die Agenda allerdings so kurz und prägnant wie möglich. Romane eignen sich nicht als Agenda. Erstellen Sie die Angeda z.B in Powerpoint und führen Sie damit die Teilnehmer durch das Meeting.

Tipp 3: Verwenden Sie einen Timer

Timekeeping ist immer wichtig und fast ein wenig wichtiger bei remote Meetings. Man kann schnell die Zeit aus den Augen verlieren. Vor allem durch die erschwerte Kommunikation kann es sein, dass alles etwas länger dauert und am Ende zu wenig Zeit über bleibt. Es gibt dazu einige kleine Tools zum runter laden oder man verwendet das Handy.

Tipp 4: Verwenden Sie Video, wenn möglich

Damit geht nicht ganz so viel Körpersprache verloren. Aber es kann zu Bandbreitenproblemen bei der Internetverbindung kommen. Auch kann es passieren, vor allem bei vielen Teilnehmern, dass die Software nicht mehr so richtig mitspielt und es etwas unübersichtlich wird. Wenn Sie merken, dass die Videoübertragung mehr stört als hilft, beenden Sie sie.

Tipp 5: Vereinbaren Sie Regeln für das Meeting

Dazu gehört Mikrofon stumm schalten, wenn man nicht spricht, aussprechen lassen, oder wie mit Schweigen umgegangen wird (zB Schweigen bedeutet Zustimmung).

Tipp 5a: Fragen Sie nicht nach Zustimmung

Etwas, dass ich gerne mache. Wenn sie ein remote Meeting mit 10 Teilnehmer machen und fragen ob dieses oder jenes für alle OK ist, bricht in der Regel Chaos aus. Alle antworten gleichzeitig oder keine traut sich als erster etwas zu sagen. Fragen Sie ob es für jemanden nicht OK. Das sind in der Regel weniger Personen und sollte so effizienter sein. Natürlich muss dann die Regel „Schweigen bedeutet Zustimmung“ gelten.

Tipp 6: Sprechen Sie Teilnehmer direkt an

Eine Frage zu stellen und dann zu warten, dass jemand antwortet, hat einen ähnlichen Effekt, wie in Tipp 5. Sprechen Sie daher die Teilnehmer direkt an. Achten Sie darauf, wer noch nichts gesagt hat.

Tipp 7: Achten Sie auf stille Teilnehmer

In remote Meetings gehen die stillen Teilnehmer schnell unter. Achten Sie darauf, wer wenig spricht und sprechen Sie sie direkt an

Tipp 8: Achten Sie darauf, dass nicht nur wenig sprechen und alle anderen zuhören

Stoppen Sie Gespräche von dominanten Teilnehmer. Diese führen oft zu Grundsatzdiskussionen, bei denen sich der Rest zu langweilen beginnt. Fragen Sie, ob andere auch etwas dazu sagen möchten und bitten Sie weiterführende Diskussionen wenn möglich auf nach dem Meeting zu verlagern.

Tipp 9: Nutzen Sie Tools zum gemeinsamen Arbeiten

Verwenden Sie ein geteiltes Onenote, Worddokumente oder Goolge Docs zum gemeinsamen Bearbeiten. Damit schaffen Sie unkompliziertes kreatives Arbeiten, auch ohne Flipchart und Moderationskarten. Für Retrospektiven gibt es z.B. Tools wie www.teamretro.com, die sehr praktisch sind. Diese kann man sicherlich mit ein wenig Kreativität auch für andere Zwecke wie zB Brainstorming nutzen.

Tipp 10: Entweder alle remote oder keiner

Auch etwas, dass ich im Lauf der Zeit gelernt habe. Es ist problematisch, wenn einige Teilnehmer physisch beisammen stehen und die anderen remote "dabei" sein. Diejenigen, die remote dabei sind, bekommen dann fast nichts mehr mit vom Meeting. Die Gruppe jener, die physisch beisammen sind unterliegen einer anderen Dynamik, sprechen schneller miteinander, vergessen schnell, dass noch jemand online dabei ist und zeigen zB auf den Bildschirm, um auf etwas hinzuweisen. Alles Dinge, die stören und dafür sorgen, dass diejenigen, die remote dabei sind, eigentlich nichts vom Meeting haben. Daher meine Empfehlung: entweder alle remote oder keiner.

Bonus Tipp: Machen Sie Pausen

Eine oder mehrere Stunden remote mit Headset an einem Meeting teilnehmen ist anstrengend. Planen und machen Sie deshalb nach spätestens einer Stunde eine Pause zum Ohren lüften.

Fazit

Remote Meeting benötigen ein höheres Maß an Disziplin und Moderation, da sie sonst ineffizient werden können und dann auch keinen Spaß machen. Haben Sie aber keine Angst davor Meetings remote abzuhalten. Es ist nicht so schwer, wenn man strukturiert ran geht.

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Author:
Peter Burghardt
Project Manager