Digitalisierung, Collaboration

Homeoffice in Zeiten von Corona mit Microsoft Teams - Teil 1

Stefan Emrich01.04.2020
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Corona – das Wort, dass uns bis dato im Jahr 2020 wohl am meisten begleitet. In den letzten vier Wochen ist sehr viel passiert. Viele von uns arbeiten von zu Hause aus. Home-Office nennt sich dieser Trend, der Teil der Maßnahmen zur Eindämmung einer Epidemie ist. Auch ich arbeite jetzt zuhause und darf mich mit völlig neuen Umständen auseinandersetzen. Wie es mir dabei geht? Lesen Sie selbst:

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Digitale Kommunikation von 0 auf 100

Inzwischen bin ich in Woche 2 angekommen (Stand: 27.03.2020) und ich bin gespannt wie viele es noch werden. Eines kann ich vorab schon mal sagen: Meine Arbeitsweise hat sich komplett verändert. Die direkte Kommunikation von Mensch zu Mensch ist quasi verschwunden. Der morgendliche Kaffee mit meinen Kollegen hat sich in Luft aufgelöst und die gemeinsame Mittagspause mit Kunden ist nun Vergangenheit. Dahingegen ist die Kommunikation über verschiedene Tools auf nahezu 100 % geklettert. Gerade in einer solchen Zeit kann man seine Kommunikationsanwendungen auf Herz und Nieren testen. Und um ehrlich zu sein, das ist in jedem Fall gegeben. In dieser Blogbeitragsserie möchte ich Sie über die Erfahrungen des Arbeitens mit dem neuen Standard im Bereich Kommunikationstools sprechen: Microsoft Teams aus der Microsoft Office 365 Palette. Schon einmal davon gehört?

Virtuelle Meetings sind der neue Standard

Eine der tiefgreifendsten Änderungen in der Kommunikation betrifft das Durchführen von Meetings. Noch vor 3 Wochen habe ich fest damit gerechnet, dass ich in den kommenden Wochen nicht eine einzige komplette Woche zu Hause bin. Es standen Reisen nach Wien, Hamburg, Mainz und Innsbruck auf der Agenda. Alle wurden innerhalb einer Woche gestrichen. Und ich bin mir sicher, dass es mit Ihren Reisen wohl sehr ähnlich aussah. Mit dem Streichen der Reisen, kam auch die Anweisung, dass alle anstehenden Meetings remote passieren sollten.     Dieser Empfehlung bin ich nachgekommen und kann nun über die Erfahrungen aus zwei Wochen voller Meetings von 15 Minuten bis zu 8 Stunden Länge mit 2 bis 150 Teilnehmern berichten.

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Microsoft Teams sei Dank

Von real auf digital. Alle Meetings haben wir mit Microsoft Teams durchgeführt. Dabei habe ich einen entscheidenden Vorteil dieses Tools‘ entdeckt: es ist mittlerweile eine Standardanwendung. Was bedeutet das? Sehr viele unserer Kunden haben es schnell eingeführt, unter anderem mit unserer Unterstützung. Dadurch konnten wir Zeit gewinnen und sofort mit unseren Meetings starten. Die Frage, die sich dann nur noch stellte, war folgende: Wie soll man ein Meeting überstehen, dass über 6 – 8 Stunden andauert? Gerade die Konzentration leidet sehr stark darunter. Um unseren Kunden und auch uns Cosmonauten die Meetings so unbeschwert wie möglich zu gestalten, haben wir am Beginn jeden Meetings ein paar Vereinbarungen getroffen. Vielleicht können diese auch Ihnen helfen:

  • Ein Block eines Meetings sollte 1,5 Stunden nicht überschreiten.
  • Auch in virtueller Welt sollte es Pausen von ca. 15 Minuten geben – Nutzen Sie diese Zeit, um sich zum Beispiel einen Kaffee zu holen oder kurz die Sonne auf dem Balkon zu genießen.
  • Schalten Sie die Kamera an! Nicht nur Ihre Katze, die Ihr Dasein schätzt, sondern Ihr Lächeln kann die Stimmung Ihrer Kollegen bedeutsam heben und macht die Kommunikation auch menschlicher.
  • Schalten Sie sich auf stumm, wenn Sie nicht sprechen. Das sorgt für ein bessere Besprechung für alle Teilnehmer.

Bei meinen ersten Tipps zu Meetings im Home-Office möchte ich insbesondere die Kamera-Funktion hervorheben. Microsoft Teams unterstützt diese Funktion sehr gut und die Leistung ist stabil. Das betrifft die kompletten Audio-Funktionen. Microsoft setzt weiterhin alles daran, dass dies so bleibt. Sie verbringen auch noch etwas Zeit im Home-Office? Gerne teile ich meine neuen Erfahrungen nächste Woche wieder mit euch! Schauen Sie einfach vorbei!

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Author:
Stefan Emrich
Consultant, Operations | COSMO CONSULT GmbH