Digitalisierung, Collaboration

Arbeitsgruppen mit Microsoft Teams organisieren

Andreas Thumfart30.03.2020

Die öffentlichen Vorgaben in der Corona-Krise sind eindeutig: Mitarbeiter, die am Arbeitsplatz nicht unentbehrlich sind, sollen zu Hause bleiben. Doch das ist oft einfacher gesagt als getan. Viele Unternehmen können hierfür nicht einmal genügend mobile Endgeräte zur Verfügung stellen – von einer Infrastruktur, mit der man dezentral agierende Teams digital steuert, ganz zu schweigen. Doch zumindest diese Lücke lässt sich schließen: Die Projekt- und Kommunikationsplattform Microsoft Teams ist schnell eingeführt – und sie unterstützt Abstimmungs- und Arbeitsprozesse der Mitarbeiter im Homeoffice. Der Cloud-Dienst lässt sich einfach online buchen und läuft auch auf privaten Endgeräten. Um Unternehmen den Betrieb in der Corona-Krise zu erleichtern, verzichtet Microsoft in den ersten 6 Monaten auf die Nutzungsgebühren. Welchen Nutzwert Microsoft Teams im Betriebsalltag hat und was Sie mit dem Kollaboration-Tool alles machen können, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Die Kernfunktionen von Microsoft Teams sind schnell zusammengefasst:

  • Kommunikation
  • Online Meetings und Videokonferenzen
  • Dokumentenablage und Dokumentenaustausch sowie
  • externe Personen in Prozesse einbinden.

Die Funktionen für Kommunikation und Meetings – hierzu gehören etwa Chat, Telefonie oder Besprechungsplanung – kann man in allen Abteilungen einsetzen. Zudem lassen sich etliche Dienste von Office 365 und unzählige Lösungen anderer Anbieter einbinden. Auf diese Weise wird das Leistungsspektrum von Microsoft Teams erheblich erweitert.

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Microsoft Teams in der Praxis

Dies lässt sich am besten anhand von drei praktischen Anwendungsbeispielen skizzieren.

Use Case 1: Projektkollaboration

Unter einem „Team“ versteht man in Microsoft Teams einen Platz, der über eine bestimmte Dauer genutzt und danach gelöscht oder archiviert wird. Teams eignen sich daher sehr gut, um die Kommunikation und Zusammenarbeit von Projektgruppen zu organisieren. Konversationen, die über Teams laufen, ersetzen so einen großen Teil des E-Mail-Verkehrs. Zudem kann die Kollaborationsplattform mit einer gemeinsamen Dokumentenablage aufwarten, die projektbezogenen Dokumente an einem Ort sammelt. Darüber hinaus lassen sich virtuelle Besprechungen organisieren und automatisch aufzeichnen.

Der Spielraum ist dabei nicht nur auf diese Standardfunktionen begrenzt. Wenn Sie beispielsweise Aufgaben erstellen, zuweisen und nachverfolgen wollen, können Sie auf Microsoft Planner zurückgreifen. Das Tool lässt sich nahtlos in Microsoft Teams integrieren und übernimmt die zentrale Aufgabenverwaltung. Dank persönlicher Dashboards behält man selbst dann den Überblick, wenn in mehreren Projekten parallel gearbeitet wird.

Aufgaben lassen sich in Microsoft Teams mit dem integrierten Microsoft Planner verwalten.
Aufgaben lassen sich in Microsoft Teams mit dem integrierten Microsoft Planner verwalten.

Und was, wenn in einem Softwareprojekt in Azure Dev Ops gearbeitet wird? Auch hierfür gibt es bereits eine Integration. Darüber hinaus lassen sich neue Aufgaben und Anwenderberichte in Konversationen teilen und diskutieren. Alternativ kann man auch eigene Reiter in Teams erstellen, um dann dort direkt daran zu arbeiten. Sie müssen also nicht einmal Microsoft Teams verlassen, um den aktuellen Status einer Aufgabe zu erfahren.

Verwenden Sie Confluence und Jira für Dokumentation und Ticketing? Diese Lösungen lassen sich ebenfalls in Microsoft Teams integrieren. Neue Tickets werden dabei automatisch von einem Bot in Microsoft Teams geteilt. Alternativ können Sie sich aber auch in Microsoft Teams über Änderungen an Confluence-Seiten benachrichtigten lassen und wichtige Seiten als eigene Reiter in Microsoft Teams einbinden.

Die genannten Funktionen sind nicht neu und lassen sich in der jeweiligen Anwendung ebenfalls verwenden. Aber durch die Integrationen können Sie Microsoft Teams als zentrale Plattform für Ihre Projektzusammenarbeit nutzen. Dadurch müssen Sie während der Arbeit nicht mehr zwischen Instant Messenger, Meeting-Lösung, Dokumentenablage und diversen anderen Anwendungen wechseln, sondern haben alles in einer Anwendung parat. Das erspart Ihnen bei der täglichen Projektarbeit viel Zeit.

Microsoft Teams

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Use Case 2: Zusammenarbeit in kleinen Organisationen

Microsoft Teams ist in erster Linie für die zeitweilige Zusammenarbeit, etwa in Projektgruppen, gedacht. Speziell in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) ist die Kommunikationsplattform allerdings auch für den täglichen Gebrauch geeignet. Hier ist sie ein Platz, über den Mitarbeiter Dokumente austauschen und kommunizieren. In kleinen Organisationen ist die Informationsmenge vergleichsweise überschaubar. Starre Prozesse würden Agilität und Flexibilität daher eher ausbremsen, als sie zu unterstützen. Microsoft Teams ist deshalb meist die bessere Wahl fürs Teamwork. Da in KMUs die Anzahl der Teams tendenziell überschaubar bleibt, besteht auch kein Risiko, dass die verschiedenen Teams „in der Menge verloren" gehen.

Diese Erkenntnis lässt sich natürlich auch auf neue Organisationen in etablierten Unternehmen übertragen – etwa, wenn neue Unternehmensbereiche durch Umstrukturierung oder Erweiterung des Portfolios entstehen oder bei nicht klar definierten Abläufen innerhalb einer Abteilung.

Unterhaltungen in Microsoft Teams ersetzen den E-Mail-Verkehr und beschleunigen die Kommunikation.
Unterhaltungen in Microsoft Teams ersetzen den E-Mail-Verkehr und beschleunigen die Kommunikation.
Aufgezeichnete Webinare

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Use Case 3: Zusammenarbeit im Marketing

In Abteilungen, die viel in- und extern kommunizieren und darauf angewiesen sind, Daten mit externen Dienstleistern auszutauschen, ist es besonders sinnvoll, Microsoft Teams einzusetzen. So pflegen etwa Marketingabteilungen häufig einen sehr engen Kontakt mit externen Dienstleistern, mit denen sie in laufenden Kampagnen, bei Events oder Drucksachen zusammenarbeiten. Die Palette reicht von Werbeagenturen über Grafikdesigner bis hin zu Textern. Diese erarbeiten über kurz oder lang Inhalte unterschiedlichster Art.

Microsoft Teams vereinfacht diese Zusammenarbeit, indem es die Kommunikation und den Dokumentenaustausch mit externen Dienstleistern erheblich erleichtert. So kann man etwa Dateien schnell austauschen und gemeinsam bearbeiten. Auch die Kommunikation ist im Vergleich zu Telefon und E-Mail transparent und nachvollziehbar. Besprechungen lassen sich über das integrierte Microsoft OneNote problemlos dokumentieren.

Designs und Grafiken müssen oft gemeinsam analysiert und diskutiert werden. In Microsoft Teams können Sie hierfür ganz einfach Ihren Bildschirm freigeben. Damit entfällt das aufwendige Hin- und Herschicken von Entwürfen.

Microsoft Teams erleichtert die direkte und schnelle Konversation über Text- und Grafikentwürfe.
Microsoft Teams erleichtert die direkte und schnelle Konversation über Text- und Grafikentwürfe.
Besprechungen lassen sich direkt einem Team zuordnen, um Notizen und Dateien während der Besprechung abzulegen.
Besprechungen lassen sich direkt einem Team zuordnen, um Notizen und Dateien während der Besprechung abzulegen.

Fazit

Microsoft Teams kann man für die unterschiedlichsten Szenarien und Aufgabengebiete einsetzen. Wie bei jedem Tool gibt es allerdings auch hier Grenzen. Diese sollte man kennen und die eigenen Anforderungen entsprechend bewerten. So ist es bei einer steigenden Anzahl von Teams wichtig, die Wartung im Auge zu behalten. Am besten, man entwickelt eine Strategie, wie und wofür man Teams einsetzen will, anstatt einfach darauf loszuarbeiten. Wir helfen Ihnen gerne, den richtigen Weg zu finden.

Wie gut kennen Sie sich mit Microsoft Teams aus? Wir haben unsere Schulungsangebote rund um Microsoft Teams, Homeoffice und digitaler Zusammenarbeit deutlich aufgestockt. Unsere Event-Seite listet alle aktuellen Termine. Bereits gelaufene Webinare finden Sie in unserer Mediathek direkt auf der COSMO CONSULT-Homepage. Zusätzlich hat das COSMO COLLEGE Workshops zur Administration und der Zusammenarbeit mit Microsoft Teams im Homeoffice aufgelegt. Melden Sie sich am besten gleich an, die Teilnehmerzahl ist begrenzt.

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