Collaboration

Pssst! Mit der Hybrid Search geheime Dokumente sicher am SharePoint ablegen!

Andreas Thumfart06.07.2016

Wir sind Datensammler, denn Daten und deren smarter Einsatz sind das Gold unserer Zeit. Durch die immer größeren Datenmengen ist deren Verwaltung und Sicherung ressourcenintensiver geworden. Ein paar Server zur Speicherung reichen schon lange nicht mehr aus – die Sicherung der Daten ist zeit- und kostenintensiv. Die Serverlandschaften werden nur in einem bestimmten Zeitraum, sprich während der Arbeitszeit der Mitarbeiter/-innen, genutzt. Die restliche Zeit sind die Server nicht beschäftigt und damit Geldverschwendung.

Die Abwanderung in eine cloudbasierte Umgebung – wie zum Beispiel Office 365 – löst die oben angeführten Probleme:

  • Man bekommt zu jeder Zeit die notwendigen Ressourcen (Rechenleistung, Speicherplatz, …)
  • Alle Daten werden gesichert, ohne dass man selber etwas tun muss
  • 99,9 % Verfügbarkeit
  • Die Daten sind auch von unterwegs aus erreichbar
  • Die Systeme werden vom Cloud-Anbieter gewartet und auf dem neusten Stand gehalten
  • Zudem profitiert man von den neusten Sicherheitstechnologien und ist dadurch optimal vor Hacker-Angriffen geschützt

Sicherheitsbedenken bei geheimen Unternehmensdokumenten

Aus diesen Gründen entscheiden sich immer mehr Unternehmen für Microsoft Office 365. Ein spezieller Fall sind die geheimen Daten: Geheime Daten machen zwar nur einen kleinen Anteil im Unternehmen aus, unterliegen aber noch viel strengeren Sicherheitskriterien als normale Daten. Eine Ablage der vertraulichen Daten in der Cloud kommt für die meisten Unternehmen nicht in Frage. Bei den meisten Unternehmen ist es über Richtlinien geregelt, dass geheime Dokumente das Netzwerk nicht verlassen und somit nicht in der Cloud abgespeichert werden dürfen. Die SharePoint Hybrid Search löst dieses Problem.

SharePoint Hybrid Search verbindet Office 365 mit lokalen Servern

Mit der SharePoint Hybrid Search verbinden Sie Office 365 und Ihre lokalen Server. Dabei werden die lokalen Daten nur indiziert und suchbar gemacht, aber nicht in der Cloud abgespeichert. Natürlich werden auch die Zugriffsrechte bei der Suche beachtet: Nur wenn man für einen Datensatz berechtigt ist, wird dieser auch in den Suchergebnissen angezeigt. Daraus resultiert eine zentrale Suche über verschiedene Systeme:

  • Office 365
  • SharePoint 2016
  • SharePoint 2013
  • SharePoint 2010
  • File Share
  • Exchange
  • Datenbanken
  • Erweiterbar auf andere Systeme mit Hilfe von Custom Repositories

SharePoint Hybrid Search entlastet die lokalen Server-Farmen indem nur noch die geheimen Dokumente lokal aufbewahrt werden, die restlichen Daten werden in Office 365 verschoben. Dadurch geht die Auslastung der Server deutlich zurück, die Datensicherung wird vereinfacht und es wird weniger Hardware und Personal für die Wartung benötigt.

Ein weiterer Einsatz für die SharePoint Hybrid Search ist die Migration in Office 365. Einige Unternehmen haben sich in den letzten Jahren riesige On-premise SharePoint-Plattformen aufgebaut. Die Migration von solchen Plattformen kann unter Umständen Monate dauern. Um das Arbeiten mit zwei oder mehr Plattformen zu umgehen, können die Daten über die SharePoint Hybrid Search von einem Punkt aus gefunden werden. Das ist natürlich einerseits bei einer Migration in Office 365 hilfreich, andererseits aber auch bei der Fusion von mehreren SharePoint-Systemen (z.B. bei der Fusionierung mehrerer Unternehmen).

Die Vorteile der SharePoint Hybrid Search auf einen Blick:

  • Alle Daten sind über eine Stelle erreichbar
  • Reduziert den Haredwarebedarf der eigenen Infrastruktur
  • Einfachere Datensicherung, da weniger Daten auf den lokalen Servern bleiben
  • Es sind weniger Ressourcen für die Wartung und Sicherung notwendig
  • Sehr hohe Verfügbarkeit
  • Sehr gute Skalierbarkeit

Sie möchten mehr zum Thema erfahren?

Ich zeige Ihnen die SharePoint Hybrid Search gerne live. Einfach unten auf den Button klicken und eine E-Mail-Nachricht senden, ich werde mich direkt bei Ihnen melden.

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Über den Autor: Andreas Thumfart

Andreas Thumfart ist Consultant bei COSMO CONSULT in Wien (vormals FWI Gruppe). Seine berufliche Laufbahn begann er als Web Developer bei ecx.io in Wels. Danach war er als SharePoint Consultant bei smartpoint IT Consulting in Linz und Wien tätig. Er absolvierte das Bachelorstudium Marketing und Electronic Business an der FH Steyr und studiert derzeit berufsbegleitend Unternehmensführung an der Fachhochschule Wien der WKW.

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