Collaboration, CRM

Automatisierungsturbo statt Copy-Paste: Begeistern Sie Ihre Kunden mit individuellen Angeboten auf Knopfdruck!

Johannes Linder25.07.2016

Wie viele Stunden haben Sie im letzten Monat mit der Erstellung von Angeboten, Rechnungen, Verträgen oder anderen strukturierten Dokumenten verbracht? Vermissen Sie diese Stunden bei anderen Tätigkeiten, denen Sie gerne mehr Zeit widmen möchten? Wir geben Ihnen eine Lösung in die Hand, die Ihnen das Leben erleichtern wird – dox42.

Wie werden Dokumente in Unternehmen erstellt?

Dokumente werden in nahezu allen Geschäftsprozessen erstellt. Das können Angebote, Verträge, Rechnungen und vieles mehr sein. In vielen Unternehmen wird bei der Erstellung dieser Dokumente auf eine der folgenden drei Varianten zurückgegriffen:

  • Copy/Paste: Warum das Rad neu erfinden, wenn ich mein Angebot auch aus den Bestandteilen vorhandener Dokumente kopieren kann? Ihre Angebote sind dabei individuell, kosten aber in der Erstellung viel Zeit, sind fehleranfällig und machen einfach keinen Spaß.
  • Makros und Serienbriefe: Mit Hilfe von Markos und Serienbriefen können Sie die Automatisierung durchaus steigern. Sobald Sie diese aber in Microsoft Dynamics CRM oder Microsoft SharePoint nutzen und dynamische Inhalte integrieren möchten, geraten Sie schnell in eine funktionelle Sackgasse.
  • Printmöglichkeiten in den Systemen: Sie haben bereits die Möglichkeit der Dokumentengenerierung per Klick in Ihrem Unternehmen durch die IT? Kann das Design Ihre Kunden begeistern? In vielen Fällen zeigt sich hier recht schnell die Limitierung im Rahmen der Individualisierung, des Designs und vor allem der Änderbarkeit durch die Fachabteilungen.

 

Wie könnten Dokumente in Unternehmen erstellt werden?

Bei genauerer Betrachtung der Dokumentenerstellung in Unternehmen heben sich die folgenden Anforderungen hervor:

  • Dokumentendesign soll intuitiv und einheitlich sein.
  • Dokumentenerstellung soll flexibel und individuell sein.
  • Dokumente sollen fehlerfrei per Klick erstellt werden.

Um Ihre Lösung ideal umsetzen zu können, bietet Ihnen dox42 einen Softwarebaustein den Sie je nach Bedürfnissen optimal in Ihre Umgebung eingliedern können. Wie geht dox42 mit den genannten Anforderungen um?

Dokumentendesign soll intuitiv und einheitlich sein.

Designen Sie Ihre Vorlage in Microsoft Word, Excel oder PowerPoint mit sämtlichen Möglichkeiten, die Ihnen die Microsoft Office Plattform bietet. Nehmen Sie einfach Ihre vorhandenen Dokumente und ziehen per Drag und Drop Ihre Daten aus Microsoft SharePoint, Microsoft Dynamics CRM, Ihren Datenbank, etc. in das Dokument. Das Corporate Design wird automatisch angepasst und die Daten beim Generieren automatisch in das Dokument geladen.

Dokumentenerstellung soll flexibel und individuell sein.

Daten kommen in vielen Fällen nicht nur aus einer Quelle: Angebote und Kundendaten liegen in Microsoft Dynamics CRM, die Produktbeschreibung und die AGBs sind in Microsoft SharePoint abgespeichert und die Mitarbeiterdaten liegen in einer Datenbank. Außerdem sollen Kunden je nach Angebotssumme individuelle Angebote erhalten – und das natürlich automatisch. Mit dox42 können Sie Datenquellen verknüpfen und entsprechend dieser Daten individuelle Dokumente mit Bedingungen erstellen.

Dokumente sollen fehlerfrei per Klick erstellt werden.

Die Datenquellen sind verbunden, die Bedingungen erstellt und nun kann Ihr Dokument ganz einfach mit einem Klick fehlerfrei und individuell von allen Mitarbeitern generiert werden. Anpassungen können schnell in der Word, Excel oder PowerPoint Vorlage gemacht werden und stehen anschließend sofort wieder allen Mitarbeitern zur Verfügung.

 

Und so kann es gehen: Angebote aus Microsoft Dynamics CRM mit SharePoint Daten öffnen, speichern oder versenden

Mit Hilfe von dox42 können Sie Ihre Angebot entweder sofort generieren (docx, pdf, pptx, xlsx, jpeg, etc.), per Mail in den genannten Formaten direkt an Ihre Kunden oder Mitarbeiter versenden oder auch gleich in einer SharePoint-Bibliothek abspeichern. Die Word, Excel oder PowerPoint Vorlage, die für die Generierung des Angebots genutzt wird, liegt in einer SharePoint-Bibliothek und kann dort jederzeit bearbeitet werden.

In der folgenden Abbildung sehen Sie zum einen das mit einem Klick generierte Dokument direkt aus Microsoft Dynamics CRM als PDF und zum anderen die Vorlage, die Sie jederzeit in Word bearbeiten können. Die blauen Felder sind dox42 Datenfelder und können aus beliebigen Datenquellen kommen. Beim Generieren des Dokuments werden Sie automatisch mit den aktuellen Daten befüllt. In unserem Beispiel sind das die Angebots- und Kundendaten inklusive der Bilder aus Microsoft Dynamics CRM sowie ein Angebot aus SharePoint, das je nach Angebotssummer variiert.

Auf den Punkt gebracht: Und was bringt’s?

Mit dox42 können Sie Ihre Angebote, Verträge, Berichte, Rechnungen sowie alle strukturierten Dokumente automatisieren. Welche Vorteile dox42 Kunden durch die Lösung erhalten, können Sie auf der Referenz Seite nachlesen. Zusammengefasst sind das:

  • Tolle Kundenindividuelle Dokumente im einheitlichen Corporate Design
  • Daten zugleich aus vielen Datenquellen (Dynamics CRM, SharePoint, Datenbanken, Excel, uvm.) anbinden
  • „Ich spare enorm Zeit und kann mich voll auf meine Aufgabe konzentrieren!“
  • Dokumente werden fehlerfrei und per Klick generiert
  • „So macht die Arbeit wieder Spaß!“

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Gerne können wir Ihnen die oben dargestellte dox42-Demo auch live in einem individuellen Web Meeting zeigen und Ihr Anwendungsszenario besprechen. Melden Sie sich dafür einfach bei per E-Mail.

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Über den Gastautor

Johannes Linder
Johannes Linder ist dox42 Technical Evangelist und verfügt über umfangreiches Projekt-Know-how in der Automatisierung und Prozessoptimierung in unterschiedlichen Branchen und teilt dieses Wissen regelmäßig auf Vorträgen in internationalen Konferenzen, in Webinaren oder Blog Einträgen. Sein Tätigkeitsfeld umfasst die dox42 Integration in eine Vielzahl von Technologien und Applikationen (Microsoft SharePoint, Dynamics CRM, SAP, uvm.) sowie die Unterstützung von Kunden und Partnern im Rahmen von dox42 Projekten.

 

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