Collaboration

SharePoint als Zentrale: Ende des Oberflächen-Dschungels für Endbenutzer in Sicht!

Andreas Thumfart23.06.2016

In Zeiten, in denen auch die simpelsten und kleinsten Informationsschnipsel digitalisiert werden und in denen es für alle Anforderungen spezielle Lösungen gibt, wachsen auch die IT-Landschaften von Unternehmen unaufhaltsam weiter. Die Virtualisierung brachte Ordnung in Serverlandschaften, doch nicht in den Dschungel der Oberflächen und Anwendungen für den Endbenutzer. Microsoft SharePoint kann hier Abhilfe schaffen.

Zentraler Einstiegspunkt ins digitale Unternehmen

Microsoft SharePoint eignet sich ideal als zentraler Einstiegspunkt, bietet er doch viele Funktionen und Möglichkeiten Anwendungsszenarien direkt abzubilden oder andere Plattformen zu integrieren.

Eine Startseite in SharePoint, in der die wichtigsten Informationen aus der Plattform selbst dargestellt und die wesentlichen Applikationen des Unternehmens verlinkt sind, verschafft sofort einen guten Überblick über alle Informationen, welche die MitarbeiterInnen im Alltag benötigen und ermöglicht den schnellen Zugang zu allen Anwendungen des Unternehmens.

Zentrales Dokumentenmanagement

Als Plattform zur Ablage und Verwaltung aller Dokumente im Unternehmen spielt Microsoft SharePoint auch eine zentrale Rolle bei der Zusammenarbeit zwischen den einzelnen MitarbeiterInnen des Unternehmens. Außerdem können Dokumente, welche in anderen Systemen, wie z.B. einem CRM, abgelegt sind, in SharePoint gesammelt werden. So finden sich alle Dokumente an einem Ort und sind über die integrierte Suche von SharePoint schnell abrufbar. Durch die Integration mit den Office Applikationen stellt SharePoint außerdem die ideale Plattform dar, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten.

Alle Prozesse an einem Ort

Dank der integrierten Workflow Engine können in SharePoint viele interne Prozesse, z.B. klassische HR-Prozesse wie ein Urlaubsantrag, Spesenabrechnung, oder Mitarbeiter On-/Off-Boarding, automatisiert werden. Auch für die Umsetzung von dokumentenbasierten Prozessen, wie QM-Prozessen, eignet sich SharePoint sehr gut. Außerdem lassen sich in SharePoint auch weitere Systeme, wie ein ERP- oder CRM- System, einbinden und so auch komplexere Prozesse, wie eine Eingangsrechnungsabwicklung, in SharePoint umsetzen.

Applikationen in Microsoft SharePoint

Individual entwickelte Applikationen sind schon seit dem Beginn von SharePoint auf dieser Plattform umsetzbar, wodurch sie sich nahtlos in die bekannte Benutzeroberfläche integrieren lassen. Seit der Version 2013 verfügt SharePoint außerdem über ein App-Modell, welches es noch leichter macht bestehende Applikationen von Drittanbietern zu erwerben und zu installieren oder von einem Dienstleister eigene Apps entwickeln zu lassen.

Dashboards

Dashboards bieten einen schnellen Überblick über die wichtigsten Daten und Fakten, gleich ob es sich dabei um Auswertungen des Website Traffic, der Social Media Aktivitäten oder der Verkaufschancen aus Ihrem CRM-System handelt. So haben Sie alle Informationen auf einen Blick, zu jeder Zeit aktuell. SharePoint bietet in Kombination mit Microsoft Power BI und Excel Services mächtige Werkzeuge, um Auswertungen von Daten aus SharePoint selbst oder auch aus anderen Systemen durchzuführen und Dashboards mit den wichtigsten Informationen innerhalb der SharePoint-Umgebung darzustellen.

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Über den Autor: Andreas Thumfart

Andreas Thumfart ist Consultant bei COSMO CONSULT in Wien (vormals FWI Gruppe). Seine berufliche Laufbahn begann er als Web Developer bei ecx.io in Wels. Danach war er als SharePoint Consultant bei smartpoint IT Consulting in Linz und Wien tätig. Er absolvierte das Bachelorstudium Marketing und Electronic Business an der FH Steyr und studiert derzeit berufsbegleitend Unternehmensführung an der Fachhochschule Wien der WKW.

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